Si hay algo que seguramente tenéis que gestionar en vuestro centro educativo año tras año, es sin duda el viaje de fin de curso, ya sea de sexto de primaria, cuarto de la ESO, o cualquier otra etapa educativa.

Se trata de algo que hace muchísima ilusión al alumnado, y esperan con ansias que por fin llegue este momento. Sin embargo, hay mucho trabajo detrás de la organización de este viaje de fin de curso. Se trata de un proceso que no es rápido ni fácil para el profesorado que lo organiza: decisión sobre el destino, gestión de cobros, comunicación con las familias… ¡Un sinfín de gestiones que hay que hacer para asegurar que todo va como la seda!

En este post que te traemos hoy, veremos las claves para que gestionar y organizar un viaje de fin de curso sea pan comido. Daremos algunos consejos y mostraremos algunas herramientas que facilitarán muchísimo tus tareas.

Y si te interesa ver cómo facilitar otros procesos en tu centro educativo, te invitamos a leer sobre el responsable de admisiones en el centro o la gestión de guardias escolares.

Retos en la organización de un viaje de fin de curso (y proyectos similares)

No hay duda de que organizar un viaje de fin de curso es una tarea emocionante, pero a la vez compleja. El profesorado encargado de organizarlo tiene que tener en cuenta muchos detalles, planificando y coordinando a la perfección todos y cada uno de ellos. Por lo tanto, vamos a ver cuáles son los principales retos a los que se enfrentan los docentes y los responsables de organizar este tipo de actividades:

1. Logística y coordinación: a la hora de elegir un destino, no solamente hay que elegir el sitio (que quizás es la parte más emocionante), sino también otros aspectos. Estos incluyen el transporte, el alojamiento, las actividades in situ, etc. Al tratarse habitualmente de un grupo grande, hay que prestar especial atención a estos detalles, para que no haya complicaciones ni cambios de última hora.
2. Gestión del presupuesto: a la hora de gestionar un viaje de fin de curso, es obvio que no podemos tirar la casa por la ventana. Por mucho que nos encantaría no pensar en números, la verdad es que hay que gestionar un presupuesto, que a veces será muy ajustado. Esto requiere mucha precisión, y también mucha comunicación con las familias para ser transparentes con el coste total del viaje de fin de curso.
3. Gestión del tiempo: aunque puede ser divertido planificar un viaje de fin de curso, la verdad es que hay que compaginar estas tareas con la docencia habitual.Todas estas tareas pueden ser abrumadoras para el personal encargado de organizar el viaje de fin de curso. Por ello, será importante establecer exactamente las tareas y responsabilidades, asegurando la distribución óptima de las tareas para que nadie vaya sobrecargado.
4. Comunicación: otro reto habitual a la hora de planificar y organizar un viaje de fin de curso es asegurar que todas las partes implicadas estén informadas correctamente de cualquier avance. Desde las familias y el alumnado, hasta el resto de compañeros del centro y los proveedores externos, es importante asegurar el flujo de información relativa al viaje. Además, cuanto más dispersa esté la información (circulares en papel, correos electrónicos, etc.), más fácil será que se omita información importante.

Las claves del éxito en la organización del viaje de fin de curso

La receta del éxito está en los elementos que te detallamos a continuación. ¡Ya verás como no habrá ningún viaje de fin de curso que se te resista!

1. Ingrediente principal: La división en fases.

Para que todo vaya como la seda y no os olvidéis de nada importante, será importante que dividáis la organización del viaje de fin de curso en varias etapas o fases. Hacerlo os ayudará a tenerlo todo muy claro, así como qué tareas dependen de otras, y establecer los tiempos necesarios para no ir con prisas.

Contar con herramientas como el módulo de proyectos e incidencias de Additio App os ayudará a mejorar el control y la organización de proyectos como un viaje de fin de curso. Éste permite crear fases, tareas (con fechas de vencimiento) y responsables.

2. La guarnición perfecta: La distribución de responsabilidades.

Como comentábamos antes, un reto importante es que organizar el viaje de fin de curso puede suponer una sobrecarga para los docentes encargados. Para ello, una vez decididas las personas que se encargarán de organizarlo, será importante distribuir de forma equitativa las responsabilidades. De esa forma, nos aseguraremos de que no hay una sobrecarga de trabajo.

3. Y si va acompañado de tiempo, mejor que mejor.

El último ingrediente que hay que tener en cuenta para el viaje de fin de curso perfecto es planificar con antelación. La antelación permitirá encontrar mejores ofertas y precios, y no ir con prisas de última hora que pueden generar errores y complicaciones.

Pasos en la organización de un viaje de fin de curso

Ahora que ya sabes las bases para organizar con éxito un viaje de fin de curso, ¿cuáles son los pasos a seguir para organizarlo desde cero? Veámoslo en 8 puntos.

1. División en fases y establecimiento de tareas: Usando herramientas como el módulo de gestión de proyectos de Additio App, podrás crear fácilmente las fases y tareas del viaje de fin de curso, para tenerlo todo siempre registrado y hacer los cambios necesarios de forma fácil.

2. Selección del destino y las fechas: En esta fase, os podéis ayudar de agencias de viaje, que según la edad y el número aproximado de alumnos, pueden orientar sobre qué destino elegir. También será importante tener en cuenta si se trata de un viaje lúdico, cultural, natural, etc. En etapas más tempranas (como 6o de primaria), seguramente elegiréis el destino los propios profesores. En etapas posteriores, como en 4o de la ESO, puede que los alumnos puedan votar sus destinos favoritos.

3. Establecimiento del presupuesto y elección de agencia: Cuando tengamos ya un par o tres de destinos, será momento de establecer un presupuesto aproximado, y pedir presupuesto a algunas agencias de viajes que se especializan en grupos. Una vez tengamos toda la información, será el momento de elegir la agencia con la que trabajaremos finalmente. Deberemos tener en cuenta la relación calidad-precio y otros aspectos que consideréis importantes.

4. Comunicación constante con las familias: a partir del momento en que se ponga en marcha toda la maquinaria para hacer realidad el viaje de fin de curso, será importante tener una comunicación constante con las familias. Esto implica reuniones seguramente presenciales, pero con herramientas como Edvoice lo tendréis más fácil que nunca para comunicar cualquier tipo de información relacionada con el viaje.

Podéis crear un canal de comunicación específico para el viaje, donde informaréis sobre cualquier avance, podréis mandar autorizaciones y formularios que requieran firma digital, e incluso las familias podrán hablar por chat privado con los responsables en caso de que quieran comunicar algo acerca de sus hijos/as.

5. Acciones de financiación: seguramente, para recaudar fondos para el viaje de fin de curso, haréis algunas acciones de financiación. Por lo tanto, será importante establecer cuáles son, qué materiales necesitaréis para organizarlas, cuándo las llevaréis a cabo, etc.

Algunas ideas son las siguientes:

• Venta de participaciones de la lotería de Navidad
• Bingo musical
• Venta de rosas por Sant Jordi (en Cataluña)
• Sorteos
• Representaciones teatrales
• Mercadillos

6. Reuniones explicativas con las familias: durante todo el proceso de organización del viaje de fin de curso, será importante ir teniendo reuniones con las familias, para explicar cualquier avance. Además, deberán estar siempre informadas de los pagos que haya que realizar para el viaje. Para ello, os proponemos dos formas de hacerlo de forma fácil y rápida:

• Si usáis el módulo de comunicación de Additio App, podéis gestionar los cobros de forma fácil con la plataforma de pagos. Esto permite a las familias pagar de forma sencilla e intuitiva (incluso de forma metálica) y desde el centro se puede establecer un control de impagados.
• Con el módulo de gestión económica y administrativa de Additio App, también se puede facturar rápidamente a las familias los gastos relativos al viaje de fin de curso. Se podrán establecer diferentes tipos de pago (giro bancario, tarjeta de crédito, efectivo…) e incluso aportar anticipos para hacer frente a los gastos.

7. Control de toda la documentación necesaria: antes del viaje, habrá que revisar que tenemos toda la documentación clave en vigor, incluidos los seguros necesarios para viajar. Especialmente si se trata de menores, necesitaremos también los permisos necesarios para viajar con ellos.

8. ¡A viajar!

Y no sólo sirve para los viajes de fin de curso…

El módulo que te hemos enseñado para gestionar proyectos te ayudará con un sinfín de proyectos, ¡no solamente los viajes de fin de curso! Aquí tienes algunos ejemplos de proyectos que podrás gestionar:

• Gestionar incidencias en el centro
• Organizar jornadas de puertas abiertas
• Organizar procesos de inscripciones
• Organizar excursiones
• Gestionar obtención de certificados de normativas
• Coordinación del plan de evaluación interna y externa
• Coordinación del plan digital de centro
• Gestión de formación docente en herramientas digitales
• Gestión de instalaciones

¿Tú para qué tipo de proyecto lo usarías? Cuéntanos en redes sociales: Facebook, Twitter, Instagram y Youtube.

Recuerda que con Additio App, puedes realizar una evaluación competencial, que ponga al alumnado en el centro del aprendizaje, manteniéndolo informado acerca de su evolución y ayudándole a detectar áreas de mejora y puntos fuertes.

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¡Hasta la próxima!