¿Te encargas de gestionar extraescolares en tu centro? Entonces seguro que te suenan estas situaciones: responsabilidades que no quedan claras, hojas de inscripción desorganizadas, cambios de horario de última hora, dudas sin resolver por parte de las familias y ese Excel eterno que ya no sabes ni por dónde coger.

Si te has visto reflejad@, este post es para ti.

Pero antes de seguir, si te interesa la organización escolar, echa un vistazo a estos artículos del blog:

• ¿Vas a ser tutor escolar el próximo curso? 5 claves para empezar con buen pie (y evitar errores comunes)
• Las claves para gestionar un viaje de fin de curso de principio a fin (¡y otros proyectos!)

Y ahora sí, vamos con estos trucos para decirle por fin adiós al caos de gestionar extraescolares.

El caos de gestionar extraescolares, más común de lo que piensas

La gestión de las actividades extraescolares suele recaer en una persona del equipo directivo o en alguien del AMPA/AFA con ganas (y mucha paciencia). Pero sin una buena organización, el proceso de gestionar extraescolares puede convertirse en un pozo sin fondo.

Y es que no se trata solo de ofrecer talleres o deportes de interés para el alumnado. Se trata de alinear esas actividades con el proyecto educativo del centro, comunicarse bien con las familias y tener todo bajo control sin problemas por el medio.

¿Es posible conseguirlo? ¡Claro que sí! Vamos con los trucos que necesitas conocer para gestionar extraescolares de manera eficaz.

Truco 1: Define objetivos claros

Antes de lanzarte a proponer actividades, buscar monitores o decidir horarios, párate a pensar:

¿Qué queremos conseguir con las extraescolares?

No son un simple complemento al horario lectivo. Bien planteadas, pueden ser una extensión del proyecto educativo del centro. Por eso, es importante hacerse algunas preguntas:

• ¿Qué aportan al proyecto educativo del centro?

• ¿Qué competencias, valores o experiencias queréis fomentar?
• ¿Buscáis potenciar la creatividad, el deporte, la tecnología…?

También es importante clasificar bien las actividades extraescolares:

No es lo mismo una actividad lúdica (como juegos de mesa), que una artística (como dibujo), una deportiva (como vóleibol) o una académica (como inglés). Cada tipo de actividad tiene objetivos, dinámicas y expectativas diferentes. Y eso, como centro, también hay que tenerlo claro, porque ayudará a definir las extraescolares que finalmente ofreceremos.

Por ello, cuanto más definido tengas el propósito, más fácil será decidir qué actividades incluir, cómo organizarlas y cómo comunicarlas a las familias.

Truco 2: Gestionar extraescolares también significa elegirlas bien

Ya dicen que quien mucho abarca, poco aprieta. Aunque obviamente depende del tamaño del centro, es mejor concentrarse en unas pocas actividades que generen mucho interés, que ofrecer muchas actividades sin apenas inscripciones.

La decisión de qué actividades ofrecer como extraescolares no tiene que hacerse a ciegas. Se puede tomar esta decisión basándonos en los datos. ¿Cuáles?, te preguntarás.

• Preguntar directamente a familias y alumnado acerca de sus intereses y motivaciones.
• Revisar qué propuestas han funcionado mejor otros años, y cuáles no han funcionado tan bien. Es decir, revisar la demanda de las extraescolares en años anteriores.
• Investigar qué actividades extraescolares se están llevando a cabo en otros centros educativos que todavía no ofrecéis.
• Determinar las necesidades del alumnado, según sus edades y sus motivaciones.

Centraros en unas pocas actividades os permitirá organizarlas mejor y asegurar que son de muy buena calidad.

Truco 3: Planifica y organiza desde el primer minuto

Si quieres un curso sin imprevistos y cambios de última hora, toma nota de este consejo. Y es que organizar bien las extraescolares desde el principio te ahorra tiempo, evita errores y transmite confianza a las familias y al equipo docente.

Empieza por lo básico:

• Crea un calendario general de las actividades extraescolares. Incluye fechas clave como:
  • Envío de información a las familias
  • Periodo de inscripción
  • Fecha de inicio y fin de cada actividad
  • Posibles festividades o días sin actividad

Tener esa visión de conjunto os permite anticiparos y evitar prisas innecesarias.

• Piensa qué recursos vas a necesitar para cada actividad:
  • ¿Qué espacios se van a usar? ¿Hay que reservar aulas, patios o el gimnasio? Si lo deseas, con el generador de horarios con IA de Additio App, también podrás generar los horarios del verano, para tener claros los espacios y monitores para cada grupo.
  • ¿Cuántos monitores o docentes necesitas según el número de inscritos? ¿Cómo se va a hacer la selección? Si gestionáis los recursos humanos desde el centro, con el módulo de recursos humanos de Additio App podréis publicar ofertas de empleo y centralizar toda la información sobre los monitores que impartan las extraescolares.
  • ¿Qué materiales hay que tener preparados?

Esto te ayuda a evitar cualquier imprevisto el día antes de empezar.

• Define un sistema claro de seguimiento y control:
  • ¿Cómo se pasará lista?
  • ¿Qué hacer si un niño no asiste o si hay un cambio de grupo?
  • ¿Quién gestiona las incidencias?
  • ¿Hay servicio de comedor? ¿Cómo se gestionan los inscritos al comedor?

Y aquí viene un consejo clave: centraliza toda la información en un solo lugar. Nada de hojas sueltas, listas hechas a mano por cada monitor o cadenas infinitas de correos. Tener un sistema único y compartido para ver grupos, horarios, inscripciones, asistencia y comunicación con familias es lo que te permitirá gestionar con agilidad y sin estrés. Por ello, con los módulos de extraescolares y de comedor de Additio App, podréis tenerlo todo centralizado y organizado en un único sitio.

Truco 4: Comunicación clara con familias y alumnado

Puedes tener la mejor propuesta del mundo, con monitores implicados y contenidos valiosos… pero si las familias no lo entienden o se enteran tarde, no se apuntará nadie. Por eso, una buena comunicación es clave desde el minuto uno:

• Envía la información con tiempo suficiente, ya que las familias necesitan organizarse.
• Sé claro y transparente. Indica horarios, edades recomendadas, precios, materiales necesarios, lugar donde se realiza, fecha de inicio y finalización, y si hay plazas limitadas (con la fecha límite de inscripción).
• Utiliza los canales que mejor funcionen en tu comunidad educativa. A través de Edvoice, la plataforma de comunicación de Additio App, lo tendrás todo centralizado y con fácil acceso.

Además, no te olvides de que la comunicación es en dos direcciones. Así que deja siempre un canal abierto para dudas, comentarios o sugerencias, como pueden ser los chats de Edvoice.

Y por supuesto, comunica también a los alumnos y alumnas. Muchas veces, son ellos los que motivan la inscripción. Si les entusiasma la actividad, el interés llegará a casa.

Truco 5: Alíate con una herramienta digital de confianza

Aquí no podemos evitar mencionarlo: Additio App puede ser tu gran aliada si quieres gestionar extraescolares de forma eficaz.

Olvídate de los formularios en papel, las listas interminables o los correos desorganizados. Con el módulo de extraescolares de Additio App (y otros módulos afines), puedes:

• Publicar fácilmente las extraescolares disponibles para cada etapa o grupo.
• Abrir un periodo de inscripciones automático, donde las familias pueden apuntar a sus hijos en pocos clics.
• Consultar en tiempo real cuántos inscritos hay, cuántas plazas quedan y en qué estado están las inscripciones.
• Hacer seguimiento de asistencia.
• Reservar clases y salas para las extraescolares.
• Facturar fácilmente y automáticamente a las familias.
• Organizar los diferentes pasos para llevar a cabo las extraescolares con el gestor de proyectos.
• Realizar procesos de selección de monitores con el módulo de recursos humanos.

De esa forma, lo tendrás todo centralizado y ordenado.

¿Te animas a probar alguno de estos trucos para gestionar extraescolares el próximo curso?

Gestionar las extraescolares de forma eficaz no es solo una cuestión organizativa. Es una forma de cuidar la experiencia educativa de principio a fin. Por ello, sea quien sea que las organice (ya sea la AFA o el propio centro), es importante aplicar estos trucos para que todo vaya sobre ruedas.

¿Cómo os encargáis de gestionar extraescolares en vuestro centro educativo? Contadnos a través de nuestras redes sociales: Facebook, Twitter, Instagram y Youtube.

Si quieres mejorar la gestión de las extraescolares en el centro, solicita una demo gratuita y vemos cómo Additio App se adapta a las necesidades específicas de tu centro educativo.

¡Nos vemos!