No hay duda de que estamos en un entorno en que hay mucha oferta educativa, y las familias y alumnado cada vez tienen más opciones entre las que elegir para sus estudios, sean del tipo que sean (educación obligatoria, formación profesional, educación superior postobligatoria…). Ante este escenario, la forma en que los centros educativos gestionan cada una de las interacciones que tienen durante todo el ciclo de vida del alumnado potencial y actual define el éxito a la hora de conseguir matriculaciones.

Si comprendemos en qué consiste el ciclo de vida del alumnado potencial y sus diferentes fases, estamos dando valor a todas y cada una de estas interacciones, desde que nos damos a conocer hasta que se matriculan. E incluso más allá, porque buscamos la retención de este alumnado, y, muy importante, la recomendación a otras familias y alumnos.

En este post, explicaremos las diferentes fases del ciclo de vida del alumnado potencia, y veremos estrategias y herramientas prácticas que nos serán muy útiles para optimizar cada una de estas fases. Con ello, tendréis las claves para captar nuevos estudiantes, pero mucho más importante, construir una relación duradera con ellos. ¿Te lo vas a perder?

¿Qué es el ciclo de vida del alumnado (customer life cycle)?

Puede que a algunos ya os suene, o puede que sea un concepto totalmente nuevo para vosotros. En todo caso, en este post aclararemos todo lo que tiene que ver con el ciclo de vida del alumnado, también llamado customer life cycle.

A grandes rasgos, se trata de un concepto comúnmente usado en marketing, que se refiere a las diferentes etapas que atraviesa un cliente desde su primer contacto con una empresa hasta su eventual decisión de compra y todo lo que viene más allá de esta compra (como acciones de retención y recomendación).

Y esto, ¿de qué manera se adapta al contexto educativo? Pues en los últimos años, ha tomado más importancia la necesidad de tener en cuenta el ciclo de vida del alumnado, para la captación de nuevo alumnado para un centro educativo. Y es que en un centro educativo, estas mismas fases, que describiremos en los apartados siguientes, son las que pasa vuestro potencial alumnado y sus familias antes, durante y después de tomar la decisión de matricularse en vuestro centro.

Etapa 1: Conocimiento o awareness

En el ciclo de vida del alumnado, la primera etapa a tener en cuenta es el conocimiento o awareness. En esta fase, los potenciales alumnos y sus familias descubren el centro educativo y su oferta educativa. ¿Y cómo se da este conocimiento? Hay muchas formas, entre ellas las siguientes:

• Búsqueda de información por internet
• Referencias de alguien que conocen que ha estudiado ahí
• Presencia en redes sociales del centro educativo
• Asistencia a eventos educativos y jornadas educativas
• Participación y presencia en medios de comunicación locales
• ¡Y mucho más!

El objetivo principal del centro educativo en esta fase es ganar visibilidad, destacando aquellos mensajes clave que se quiere que futuros alumnos y familias conozcan sobre el centro educativo.

Teniendo muy claro el objetivo que se persigue en esta fase, la estrategia a seguir para optimizarla es la siguiente:

• Tener una página web muy bien cuidada y actualizada, con la información clara del centro, y los mensajes clave.
• Cuidar las relaciones con los alumnos actuales y los alumni: serán los mejores prescriptores.
• Cuidar la presencia en redes sociales y establecer un tono cercano y amigable.
• Asistir a eventos de referencia del sector educativo, como por ejemplo jornadas de orientación universitaria.
• Enviar notas de prensa a medios de comunicación locales con noticias relevantes sobre el centro educativo, como premios ganados, implementación de programas educativos, etc.

Tener una buena presencia en internet lo podéis conseguir fácilmente con la herramienta de página web que se ofrece con el módulo de gestión económica y administrativa de Additio App. Con el creador de páginas web, podréis fácilmente crear y gestionar la web y la tienda online del centro educativo. Se trata de un configurador intuitivo y flexible, en el que además se puede gestionar el blog del centro educativo.

Etapa 2: Segmentación y adquisición

Continuando con el ciclo de vida del alumnado potencial del centro educativo, la segunda etapa se denomina la etapa de segmentación y adquisición.

En esta fase, las familias y alumnado interesados en la oferta educativa del centro empiezan a evaluar el centro en cuestión en comparación con otros centros. Por ello, realizan visitas de puertas abiertas, se suscriben a la newsletter, etc. Buscan obtener toda la información posible para que les ayude a comparar mejor y, en definitiva, tomar la mejor decisión.

El objetivo del centro educativo en la etapa de segmentación y adquisición es asegurar que los interesados tengan toda la información muy clara acerca de la oferta educativa, el proceso de admisión, las tarifas, los beneficios, etc.

Desde el centro educativo, la clave para optimizar esta etapa de segmentación y adquisición es disponer de una buena herramienta de CRM, que permita tener un control de las diferentes oportunidades del centro, y en qué momento están en la toma de decisiones. Es decir, organizar bien cada una de las oportunidades (alumnos y familias interesadas), indicando claramente si están en fase de primer contacto, en fase de ir a la jornada de puertas abiertas, en fase de realizar una entrevista, etc. Esto ayudará enormemente a los equipos del centro que estén implicados, ya que podrán desarrollar acciones para asegurar que las familias y potenciales alumnos vayan avanzando en este proceso.

Descubre en el siguiente vídeo las ventajas del CRM de Additio App:

Etapa 3: Conversión

Se trata de la fase seguramente más conocida, y la fase clave para tener alumnos matriculados. Como bien se indica en el propio nombre de la fase, se trata del momento en que los potenciales alumnos y familias toman la decisión de matricularse en un centro educativo. Por lo tanto, pasan de ser potenciales alumnos, a ser alumnos que forman parte del centro educativo.

El objetivo en esta fase es convertir el máximo de interesados en matriculados. Éste seguramente sea el reto principal en la búsqueda de matriculaciones, y donde seguramente destináis más recursos.

Las estrategias a seguir en esta fase son básicamente dos:

• Para conseguir que el alumnado y sus familias se decidan por nuestro centro, será esencial disponer de herramientas de email marketing. Esto permitirá mandar información acerca del proceso de inscripción al centro, o cualquier tipo de información sobre el centro que refuerce la decisión del alumno y su familia. 
• Una vez se ha tomado la decisión de optar por nuestro centro, será muy importante que en el centro se tenga una herramienta intuitiva y fácil de usar para realizar las matriculaciones. Y es que el hecho de que el proceso sea muy sencillo, rápido y fácil, hará que el alumnado y su familia tengan una muy buena experiencia en su primer contacto con el centro. Si se opta por realizar el proceso de forma digital, se evitarán errores habituales del formato manual, y se podrá obtener un registro completo de todas las inscripciones al centro educativo.

Additio App ofrece un módulo de matriculaciones intuitivo y fácil de usar, que permite a los centros educativos crear procesos de inscripciones totalmente personalizados, haciendo un seguimiento en tiempo real de todos los alumnos inscritos.

Etapa 4: Retención y recomendación

En muchas ocasiones, se tiende a pensar que si tenemos alumnos que se han matriculado, aquí se acaba el proceso. Sin embargo, nada más lejos de la realidad, ya que la relación con el alumnado va mucho más allá de la simple matriculación.

Por lo tanto, en esta fase, se trata de mantener a los alumnos y sus familias satisfechos y comprometidos, mucho después de su matrícula en el centro. De esa forma, se sentirán arraigados al centro educativo durante su etapa educativa, y es más probable que su buena experiencia les haga ser prescriptores, es decir, que recomienden el centro a otras personas.

En esta etapa, hay dos estrategias clave a seguir:

• Por un lado, hay que hacer que el alumnado y sus familias se sientan bien acompañados durante todo el proceso de aprendizaje. Por ello, habrá que poner al alumnado en el centro del aprendizaje, y mantener una comunicación constante con él y su familia, informando sobre el progreso académico. Esto los implicará mucho más y permitirá trabajar para alcanzar el éxito académico del alumnado. Es esencial contar con buenas herramientas de comunicación, ya que ayudará a compartir el progreso académico y permitirá a las familias estar conectadas con el centro y los docentes, recibiendo información sobre sus hijos e hijas.
• Por otro lado, como centro educativo debemos velar por el crecimiento del alumnado, ayudándole en el desarrollo de habilidades que le ayudarán en su vida académica, personal, social y profesional. Por ello, es importante contar con herramientas que permitan al centro y a los docentes llevar a cabo una evaluación competencial, alineada con la ley educativa LOMLOE. Esto ayudará a que el alumnado se sienta apoyado y valorado, y se le ofrecerá apoyo en aquellos ámbitos en los que necesite mejorar. En Additio App te acompañamos en todo el proceso de evaluar de forma competencial y según la LOMLOE a tu alumnado, ¡así que no te lo pierdas!

La importancia de un enfoque holístico en el ciclo de vida del alumnado

En este post hemos visto la importancia de no tomar en cuenta solamente unas partes del proceso, sino dar un enfoque holístico en la captación y la retención de alumnado. Hay que cuidar la relación con el potencial alumnado y sus familias desde mucho antes de la matrícula, hasta mucho después de la matrícula.

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Recuerda que con Additio App, puedes realizar una evaluación competencial, que ponga al alumnado en el centro del aprendizaje, manteniéndolo informado acerca de su evolución y ayudándole a detectar áreas de mejora y puntos fuertes.

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¡Hasta pronto!