La gestión de la documentación oficial del alumnado es una de esas tareas clave en los centros educativos que, si no se lleva bien organizada, puede generar mucho estrés y pérdida de tiempo. Desde traslados y expedientes hasta actas e historiales, el volumen de documentos a gestionar es amplio… y muchas veces se gestiona de forma manual.

Por suerte, cada vez más centros están apostando por herramientas digitales que facilitan esta labor, y en este post te explicamos cómo puedes hacerlo tú también.

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¿Qué es la documentación oficial del alumnado?

La documentación oficial del alumnado hace referencia a todos aquellos documentos administrativos que recogen información académica y legal sobre los estudiantes. Hablamos, por ejemplo, de:

• Informes de etapa
• Historial académico
• Certificados de escolarización o traslado
• Informes individualizados (como los psicopedagógicos)
• Informes de evaluación final y actas

Estos documentos son esenciales tanto para el seguimiento académico del alumnado como para cumplir con las exigencias legales que establece la administración educativa. Por eso, su correcta gestión, archivo y actualización es fundamental.

Sin embargo, si se realiza esta gestión de forma manual, o sin las herramientas adecuadas, se puede convertir en una tarea tediosa y de mucho consumo de tiempo. Además, la probabilidad de cometer errores es más alta.

Beneficios de digitalizar la gestión de la documentación oficial del alumnado

Aunque muchos centros siguen gestionando la documentación oficial de forma manual (con carpetas físicas llenas de papeles o archivos dispersos en el ordenador), la digitalización de la documentación oficial ofrece numerosas ventajas. Algunas de las más destacadas son:

• Ahorro de tiempo y recursos

Digitalizar los documentos permite acceder rápidamente a la información sin tener que buscar entre archivadores o pedir copias a secretaría.

• Mayor seguridad y control

Al utilizar plataformas que cumplen las normativas de privacidad y seguridad, como Additio App, se evitan extravíos, duplicidades y accesos no autorizados, protegiendo toda la información y manteniéndola segura.

• Cumplimiento normativo

La documentación oficial debe conservarse durante un tiempo determinado y estar disponible ante inspecciones. Un sistema digital facilita el cumplimiento de estas obligaciones.

• Coordinación entre equipos

Docentes, tutores y personal administrativo pueden acceder a la misma información de forma centralizada, sin depender de correos ni versiones diferentes de un mismo archivo.

• Reducción del papel

Y también se generan menos impresiones, menos carpetas físicas y, por lo tanto, se hace una gestión de la documentación oficial más sostenible y respetuosa con el medioambiente.

Descubre Additio App para gestionar la documentación oficial del alumnado

En este contexto, herramientas como Additio App se convierten en grandes aliadas para los centros educativos. A través de un único entorno digital, es posible centralizar toda la documentación oficial del alumnado, de forma segura, ágil y personalizable.

¿Qué permite Additio App en este ámbito?

• Generar informes de forma automática, a través de las plantillas que hay en la plataforma, y rellenarlos rápidamente con la información disponible en Additio App.
• Vincular documentación al expediente de cada alumno/a, para acceder fácilmente a ella.
• Establecer permisos para que solo ciertas personas puedan crear, visualizar o editar documentación oficial.
• Descargar la documentación en PDF, ya sea de forma masiva o individual.
• Tener siempre disponible el historial de documentación oficial del alumnado, incluso años después.

En este vídeo puedes ver su funcionamiento:

Adiós a la burocracia pesada

La documentación oficial del alumnado no es solo una cuestión burocrática: bien gestionada, puede convertirse en una potente herramienta de organización y seguimiento académico. Digitalizar este proceso permite ahorrar tiempo y mejorar la seguridad, la eficiencia y la colaboración entre equipos.

Si quieres mejorar la gestión de la documentación oficial del alumnado en el centro, solicita una demo gratuita y vemos cómo Additio App se adapta a las necesidades específicas de tu centro educativo.

¡Nos vemos pronto!