Llega el momento de organizar una excursión escolar, pero las circulares informativas nunca llegan a casa, y se te hace una montaña controlar quién ha pagado y quién no. ¿Te suena esto? A nosotros sí. Por eso, queremos darte algunos consejos para gestionar excursiones escolares y notificaciones de forma sencilla, ¡sin caos! 

¿Te gustaría digitalizar todo tipo de formularios y la firma de autorizaciones? Nuestro equipo de asesoramiento te mostrará lo fácil que puede llegar a ser con Additio App. 

Si te interesa mejorar la gestión escolar, echa un vistazo a nuestro artículo sobre guardias escolares, o a nuestro post sobre cómo gestionar casales de verano. En ellos te damos consejos para que dediques cada vez menos tiempo a tareas administrativas, y más tiempo a enseñar. 

Dicho esto, ¡entremos de lleno al post! 

Retos a la hora de gestionar excursiones escolares y otras notificaciones 

¿Cómo se gestionan las excursiones y notificaciones en tu centro? Seguramente lo estéis llevando a cabo de forma manual, en papel, o con herramientas digitales desconectadas que no os permiten ver el estado en tiempo real. Todo esto deriva en algunos retos y dificultades que vale la pena tener en cuenta: 

• Circulares y notificaciones que nunca llegan a casa, o que nunca vuelven al aula. Al darle un papel a infantes o adolescentes, es bastante habitual que acabe perdido entre otros folios o al fondo de la mochila. Esto alarga el proceso de gestionar excursiones escolares y notificaciones. 

• Dificultad para saber quién ha pagado o ha dado su autorización. Se complica la recolección de respuestas, teniendo papeles en muchos sitios, pero no unificados de forma que se pueda tener la información fácilmente accesible. 

• Facilidad para falsificar firmas. El alumnado puede firmar fácilmente como si fuera uno de los progenitores, dificultando que la información necesaria llegue a la familia. Eso es de especial relevancia en casos de asistencia a tutorías con la familia, de firma de incidencias, etc. 

• Consumo de tiempo. Gestionar excursiones escolares y otro tipo de notificaciones de forma manual supone un gran consumo de tiempo y la realización de tareas repetitivas. Esto, a su vez, provoca el desgaste de las personas que trabajan en estas tareas. 

Entonces, ¿qué necesita una gestión eficiente de excursiones y otras notificaciones? 

Para gestionar excursiones escolares y enviar notificaciones de forma eficaz, esta sería la clave del éxito: 

• Digitalización y centralización de la información: Para ahorrar tiempo y papel, es clave optar por digitalizar estos procesos de comunicación y envío de información relacionada con la excursión u otros permisos. Esto permitirá, además, tener la información unificada en un solo sitio, y fácilmente accesible para aquellos que necesiten acceder a ella (tutores, secretaría, etc.). También es importante destacar que la información estará protegida y segura, como no lo está cuando está impresa y no se conoce su paradero exacto. 

• Comunicación clara con las familias: Es esencial tenerlas informadas de cualquier avance en la gestión de las excursiones o viajes, y con la máxima rapidez posible. Esto también es muy importante en casos de cambios de última hora. Por ejemplo, es habitual cambiar la fecha de la excursión debido al mal tiempo, o requerir algo determinado para llevar en la excursión de mañana. 

• Confirmación o firma digital: Con las circulares en papel, es fácil que nunca vuelvan firmadas, o que se pueda falsificar una firma. Por lo tanto, contar con un sistema para confirmar o firmar de forma digital es clave para gestionar excursiones escolares con éxito. 

• Control en tiempo real: Debes poder tener una visión en tiempo real de quién ha recibido la información, si la ha confirmado, si faltan personas por pagar, etc. Esto te ahorrará tiempo para mandar recordatorios y asegurar que todo tira adelante como lo previsto. 

Digitaliza la gestión de excursiones y gana tranquilidad 

Ahora ya sabes qué necesitas para que gestionar excursiones sea sencillo y no sea un dolor de cabeza. Pero ¿sabes de qué herramientas dispones para hacerlo? 

Gracias al módulo de formularios y autorizaciones de Additio App, tendréis lo que necesitáis en el centro en una única herramienta: 

• Centralización de datos: Cualquier formulario o autorización que enviéis quedará guardado y registrado, así como sus respuestas. Esto os permitirá tener todos los datos unificados en una única herramienta. Además, es muy fácil exportar los datos de forma masiva. ¡Adiós circulares sueltas! 

• Posibilidad de firma digital: Las familias reciben al instante los formularios, y pueden firmarlos de forma digital con el dedo, sin necesidad de que sus hijos e hijas devuelvan la circular a clase. 

• Documentación adjunta: ¿Necesitáis adjuntar un documento, imagen, o cualquier otro archivo? Con esta funcionalidad, podéis adjuntar todo tipo de documentos y enlaces. 

• Envío de recordatorios: ¿Alguien no ha respondido todavía? No pasa nada, puedes enviar un recordatorio al instante, solamente a aquellos que todavía no han respondido. 

Además, con las funcionalidades de comunicación, podrás crear canales para informar de todo lo relacionado con la excursión o viaje. ¡Todas las familias quedarán informadas al momento de cualquier cambio de última hora! 

Si quieres usar autorizaciones y formularios en tu centro, solicita una demo gratuita. 

Y no sólo para excursiones… 

Esta funcionalidad te servirá también para permisos de derechos de imagen, registrar intolerancias en el comedor, informar de ocasiones especiales en el centro, ¡y mucho más! 

¿Para qué usarás tú los formularios y autorizaciones? Cuéntanos a través de redes sociales: Facebook, Twitter, Instagram y Youtube. 

Recuerda que, con Additio App, puedes realizar una evaluación competencial, que ponga al alumnado en el centro del aprendizaje, manteniéndolo informado acerca de su evolución y ayudándole a detectar áreas de mejora y puntos fuertes.   

Más de 150 funcionalidades te acompañan para mejorar tu enseñanza y el aprendizaje del alumnado. ¡Regístrate e impulsa tu docencia! 

¡Nos vemos en el próximo post!