Si hi ha alguna cosa que segurament heu de gestionar al vostre centre educatiu any rere any, és sens dubte el viatge de final de curs, sigui de sisè de primària, quart d’ESO o qualsevol altra etapa educativa.
Es tracta d’una activitat que fa moltíssima il·lusió a l’alumnat, que espera amb ànsia que arribi aquest moment. Tanmateix, hi ha molta feina darrere de l’organització d’aquest viatge de final de curs. És un procés que no és ni ràpid ni fàcil per al professorat que l’organitza: decisions sobre la destinació, gestió de cobraments, comunicació amb les famílies… Un munt de gestions necessàries per assegurar que tot vagi com una seda!
En aquest post que us portem avui, veurem les claus perquè gestionar i organitzar un viatge de final de curs sigui bufar i fer ampolles. Donarem alguns consells i mostrarem algunes eines que facilitaran moltíssim les vostres tasques.
I si us interessa veure com facilitar altres processos al vostre centre educatiu, us convidem a llegir sobre el responsable d’admissions al centre o la gestió de guàrdies escolars.
Reptes en l’organització d’un viatge de final de curs (i projectes similars)
No hi ha dubte que organitzar un viatge de final de curs és una tasca emocionant, però també complexa. El professorat encarregat d’organitzar-lo ha de tenir en compte molts detalls, planificant i coordinant a la perfecció cadascun d’ells. Per tant, veurem quins són els principals reptes als quals s’enfronten els docents i responsables d’aquest tipus d’activitats:
- Logística i coordinació: A l’hora de triar una destinació, no només cal escollir el lloc (que potser és la part més emocionant), sinó també altres aspectes, com ara el transport, l’allotjament, les activitats in situ, etc. Com que normalment es tracta d’un grup gran, cal prestar especial atenció a aquests detalls per evitar complicacions o canvis d’última hora.
- Gestió del pressupost: És evident que no podem tirar la casa per la finestra. Per molt que ens agradaria no pensar en números, la realitat és que cal gestionar un pressupost, que de vegades serà molt ajustat. Això requereix molta precisió i també molta comunicació amb les famílies per ser transparents amb el cost total del viatge.
- Gestió del temps: Encara que pot ser divertit planificar un viatge de final de curs, la veritat és que cal compaginar aquestes tasques amb la docència habitual. Aquestes tasques poden ser aclaparadores per al personal responsable, per la qual cosa serà important establir clarament les tasques i responsabilitats, assegurant-ne una distribució òptima per evitar sobrecàrregues.
- Comunicació: Un altre repte habitual és assegurar que totes les parts implicades estiguin informades correctament de qualsevol avenç. Des de les famílies i l’alumnat, fins als companys del centre i els proveïdors externs, és essencial garantir un flux d’informació adequat. A més, com més dispersa estigui la informació (circulats en paper, correus electrònics, etc.), més fàcil serà que es perdi informació important.
Les claus de l’èxit en l’organització del viatge de final de curs
La recepta de l’èxit inclou els següents elements. Ja veureu com no hi haurà cap viatge de final de curs que se us resisteixi!
- Ingredient principal: La divisió en fases.
Per assegurar que tot vagi com una seda i no us oblideu de res important, serà fonamental dividir l’organització en diverses etapes o fases. Fer-ho us ajudarà a tenir clar quines tasques depenen d’altres i a establir els temps necessaris per no anar amb presses.
Comptar amb eines com el mòdul de projectes i incidències d’Additio App us ajudarà a millorar el control i l’organització d’aquest tipus de projectes. Aquesta eina permet crear fases, tasques (amb dates de venciment) i assignar responsables.
- La guarnició perfecta: La distribució de responsabilitats.
Tal com comentàvem, un dels reptes principals és evitar la sobrecàrrega per al professorat. Un cop decidides les persones responsables, serà important distribuir les tasques de manera equitativa per garantir que tothom pugui gestionar-les sense estrès.
- I si va acompanyat de temps, millor que millor.
Planificar amb antelació permetrà trobar millors ofertes i evitar presses d’última hora que poden generar errors i complicacions.
Passos en l’organització d’un viatge de final de curs
Ara que ja coneixes les bases per organitzar amb èxit un viatge de final de curs, quins són els passos a seguir per organitzar-lo des de zero? Vegem-ho en 8 punts.
- Divisió en fases i establiment de tasques:
Utilitzant eines com el mòdul de gestió de projectes d’Additio App, podràs crear fàcilment les fases i tasques del viatge de final de curs, per tenir-ho tot sempre registrat i fer els canvis necessaris de manera fàcil.
2. Selecció de la destinació i les dates:
En aquesta fase, us podeu ajudar d’agències de viatges, que segons l’edat i el nombre aproximat d’alumnes, poden orientar sobre quin destí escollir. També serà important tenir en compte si es tracta d’un viatge lúdic, cultural, natural, etc. En etapes més primerenques (com 6è de primària), segurament escollireu el destí els propis professors. En etapes posteriors, com en 4t d’ESO, potser els alumnes podran votar els seus destins favorits.
3. Establiment del pressupost i elecció d’agència:
Quan ja tinguem un parell o tres de destinacions, serà el moment d’establir un pressupost aproximat i demanar pressupost a algunes agències de viatges que es especialitzen en grups. Un cop tinguem tota la informació, serà el moment d’escollir l’agència amb la qual treballarem finalment, tenint en compte la relació qualitat-preu i altres aspectes que considereu importants.
4. Comunicació constant amb les famílies:
Des del moment en què es posi en marxa tota la maquinaria per fer realitat el viatge de final de curs, serà important tenir una comunicació constant amb les famílies. Això implica reunions segurament presencials, però amb eines com Edvoice ho tindreu més fàcil que mai per comunicar qualsevol tipus d’informació relacionada amb el viatge.
Podeu crear un canal de comunicació específic per al viatge, on informareu sobre qualsevol avenç, podreu enviar autoritzacions i formularis que requereixin signatura digital, i fins i tot les famílies podran parlar per xat privat amb els responsables en cas que vulguin comunicar alguna cosa sobre els seus fills/es.
5. Accions de finançament:
Segurament, per recaptar fons per al viatge de final de curs, fareu algunes accions de finançament. Per tant, serà important establir quines són, què materials necessitareu per organitzar-les, quan les fareu, etc.
Algunes idees són les següents:
- Venda de participacions de la loteria de Nadal
- Bingo musical
- Venda de roses per Sant Jordi (a Catalunya)
- Sorteigs
- Representacions teatrals
- Mercats
- Reunions explicatives amb les famílies:
Durant tot el procés d’organització del viatge de final de curs, serà important anar tenint reunions amb les famílies, per explicar qualsevol avenç. A més, hauran d’estar sempre informades dels pagaments que s’hagin de realitzar per al viatge. Per això, us proposem dues formes de fer-ho de manera fàcil i ràpida:
- Si feu servir el mòdul de comunicació d’Additio App, podeu gestionar els cobraments de manera fàcil amb la plataforma de pagaments. Això permet a les famílies pagar de manera senzilla i intuïtiva (fins i tot en metàl·lic) i des del centre es pot establir un control d’impagats.
- Amb el mòdul de gestió econòmica i administrativa d’Additio App, també es pot facturar ràpidament a les famílies els despeses relatives al viatge de final de curs. Es podran establir diferents tipus de pagament (giro bancari, targeta de crèdit, efectiu…) i fins i tot aportar anticipacions per fer front a les despeses.
- Control de tota la documentació necessària:
Abans del viatge, caldrà revisar que tenim tota la documentació clau vigent, inclosos els assegurances necessàries per viatjar. Especialment si es tracta de menors, necessitarem també els permisos necessaris per viatjar amb ells.
- A viatjar!
I no només serveix per als viatges de final de curs…
El mòdul que t’hem ensenyat per gestionar projectes t’ajudarà amb un munt de projectes, ¡no només els viatges de final de curs! Aquí tens alguns exemples de projectes que podràs gestionar:
- Gestionar incidències al centre
- Organitzar jornades de portes obertes
- Organitzar processos d’inscripcions
- Organitzar excursions
- Gestionar obtenció de certificats de normatives
- Coordinació del pla d’avaluació interna i externa
- Coordinació del pla digital de centre
- Gestió de formació docent en eines digitals
- Gestió d’instal·lacions
¿Tu per a quin tipus de projecte ho utilitzaries? Explica’ns-ho a les xarxes socials: Facebook, Twitter, Instagram i Youtube.
Recorda que amb Additio App, pots realitzar una avaluació competencial que posi l’alumnat al centre de l’aprenentatge, mantenint-lo informat sobre la seva evolució i ajudant-lo a detectar àrees de millora i punts forts.
Més de 150 funcionalitats t’acompanyen per millorar la teva docència i l’aprenentatge de l’alumnat. Registra’t i impulsa la teva docència!
Fins aviat!
