Trabajar para optimizar el proceso de admisiones en el centro educativo es vital para garantizar su buena reputación y su crecimiento. Especialmente en centros privados y concertados, mantener un buen número de admisiones ayuda a la viabilidad económica del centro y permite atraer el perfil deseado de alumnado según la propuesta educativa del centro. En todo este proceso, el papel del responsable de admisiones es crucial.

Por todo esto, en este post detallaremos las funciones del responsable de admisiones del centro, así como los retos que afronta en su día a día y las estrategias que permiten que tenga éxito en sus tareas.

Si te interesa todo lo relacionado con el crecimiento de la escuela y la captación de nuevo alumnado, te recomendamos que le eches un vistazo también a este post sobre el ciclo de vida del alumnado potencial y cómo optimizarlo.

¿Quién es el responsable de admisiones en el centro y cuáles son sus funciones?

Como seguramente ya te imaginarás, el responsable de admisiones de un centro educativo es aquella persona que gestiona todo el proceso de captación y matriculación de nuevo alumnado. Se trata de un rol polivalente, que necesita tener nociones asentadas tanto de la parte de administración, como de la parte de comunicación del centro.

El objetivo principal del responsable de admisiones es atraer a alumnado y familias interesadas en la inscripción al centro, acompañándolas en todo el proceso de toma de decisiones y ayudando en la matriculación.

Entre las funciones clave del responsable de admisiones del centro, están las siguientes:

• Supervisión y organización de todo el proceso de inscripciones: desde el envío de información a las familias hasta la formalización de las matrículas, pasando por la realización de entrevistas y de pruebas de acceso.
• Puente entre el centro y las familias: el responsable de admisiones también construye y cuida la relación con las familias, resolviendo sus dudas y acompañándolos en todo el proceso.
• Captación de nuevos estudiantes: el responsable de admisiones también participa en las campañas para captar nuevos estudiantes, como jornadas de puertas abiertas, diseño de folletos, asistencia a eventos educativos, etc.
• Tareas administrativas: entre sus funciones también está la realización de tareas administrativas como la introducción de información en el CRM, la actualización de registros y la realización de matrículas.

Retos habituales que enfrentan los responsables de admisiones

A la hora de realizar sus funciones habituales, los responsables de admisiones enfrentan una serie de retos que marcan sus decisiones y sus objetivos profesionales. Algunos de estos retos son:

• Alta oferta y competencia entre centros educativos: esto obliga a los responsables de admisiones a tener que destacar la propuesta de valor del centro frente a los otros centros educativos.
• Manejo de las expectativas del alumnado y sus familias: el responsable de admisiones del centro debe resolver cualquier tipo de duda, malentendido o altas expectativas que puedan tener las familias acerca del centro, su oferta educativa y sus procesos internos.
• Necesidad de adaptación a herramientas digitales: cada vez más se introducen herramientas digitales para automatizar y mejorar los procesos de admisiones y de matrículas en el centro educativo. Por lo tanto, es necesaria una formación y adaptación a estas herramientas digitales.
• Fidelización del alumnado actual: también es importante fidelizar el alumnado actual, especialmente en el momento de cambio de etapa educativa o ciclo educativo. Será esencial destacar la propuesta de valor del centro y fomentar el sentimiento de pertenencia al centro educativo.

Estrategias para mejorar la gestión de las admisiones en el centro

El responsable de admisiones puede implementar una serie de estrategias para mejorar la gestión de las admisiones y facilitar sus tareas. Algunas de ellas son:

• Digitalizar el proceso de gestión de las admisiones, con herramientas de CRM que centralicen toda la información de potenciales alumnos, y que permitan hacer un seguimiento en tiempo real del avance de cada alumno. Con la herramienta de CRM de Additio App, lo podrás hacer de forma intuitiva y sencilla. Podrás personalizar todas las etapas, y mover oportunidades con un simple drag and drop. Además, podrás calendarizar tareas para asegurar el avance del lead por todo el proceso de matriculación.

• Organizar eventos que capten la atención de los interesados y que pongan en relieve la propuesta de valor del centro: gracias a eventos como jornadas de puertas abiertas y eventos de orientación educativa, se consigue trasladar a los interesados información relevante sobre la oferta educativa y la propuesta de valor del centro. Para ello, puedes ayudarte de herramientas digitales como el gestor de proyectos de Additio App, que permite organizar este tipo de eventos, asignando responsables por etapas e informando de todas las tareas que hay que realizar para que el evento sea un éxito total.

• Facilitar las matriculaciones: hoy en día, cuanto más fácil sea el proceso de matriculación en el centro, mejor experiencia tendrán las familias y el alumnado. Por ello, es esencial contar con herramientas que faciliten las matriculaciones en el centro, especialmente herramientas digitales. Un buen ejemplo de ello es el módulo de matriculaciones de Additio App, que permite al centro gestionar fácilmente las matriculaciones y aceptar o rechazar solicitudes.

• Informar sobre la propuesta de valor del centro: para convertir a interesados en matriculados, será importante establecer vías de comunicación que permitan ir informando sobre la propuesta de valor del centro. Contar con herramientas de email marketing ayudará enormemente a hacerlo, ya que permitirá compartir comunicaciones sobre la propuesta de valor, la oferta educativa o el proceso de inscripción.

• Analizar los datos para la mejora continua: si analizamos los datos de los diferentes procesos de matriculaciones que llevamos a cabo en el centro, será más fácil identificar patrones, tendencias y errores, que permitan optimizar la adquisición de nuevo alumnado en el centro.

• Crear contenidos atractivos que capten la atención de los alumnos y familias interesados: la creación de vídeos promocionales, entradas de blog y otros materiales permite al centro destacar la propuesta de valor y generar cercanía con los alumnos y familias interesados.

Para acabar

Según lo que hemos podido ver anteriormente, el responsable de admisiones del centro no solamente es esencial para garantizar el éxito en la captación de nuevo alumnado, sino también para fidelizar y retener al alumnado actual a lo largo de toda su etapa educativa. Aplicando estrategias diversas, se consigue consolidar la reputación del centro educativo y atraer alumnado comprometido con la propuesta de valor del centro.

¡Cuéntanos qué estrategias aplicáis en vuestro centro para atraer nuevo alumnado y conseguir más matriculaciones! Te esperamos en redes sociales: Facebook, Twitter, Instagram y Youtube.

Recuerda que con Additio App, puedes realizar una evaluación competencial, que ponga al alumnado en el centro del aprendizaje, manteniéndolo informado acerca de su evolución y ayudándole a detectar áreas de mejora y puntos fuertes.

Más de 150 funcionalidades te acompañan para mejorar tu enseñanza y el aprendizaje del alumnado. Puedes probar la herramienta de forma gratuita con el plan Additio Starter, con el cual tendrás acceso a la mayor parte de funcionalidades, y comprobar que la plataforma se ajusta realmente a tus necesidades.

¡Nos vemos!