Juan se va a otro centro y hay que rellenar el informe personal por traslado, Eva acaba la etapa primaria y hay que cumplimentar el Historial académico, toca otra vez rellenar las actas de evaluación, y un largo etcétera. ¿Te suena de algo todo esto? Sí, se trata de solamente algunos de los documentos oficiales de evaluación que hay que rellenar en el centro educativo.

Una preocupación que puede que tengáis a nivel de centro es cómo encontrar una manera de gestionar de forma óptima, rápida y eficaz la documentación oficial de evaluación. Y es que se trata de una serie de documentos que a menudo requieren de la participación de varias personas del equipo: tutores, secretaría, equipo directivo… Y en ocasiones se solicita mucha información que no es fácil de gestionar.

En este post que te traemos, te explicaremos en qué consiste la documentación oficial en educación, y qué problemáticas enfrentan los centros educativos a la hora de gestionarla. También te ofreceremos soluciones que te ayudarán a gestionarla de forma rápida y eficaz aprovechando las herramientas digitales que tienes a tu alcance.

¿En qué consiste la documentación oficial?

La documentación oficial de evaluación en educación son documentos estandarizados para diferentes regiones y etapas educativas, que los centros educativos tienen a su disposición para rellenar cuando sea requerido.

Aunque suelen ser los mismos documentos oficiales en toda España, cada Comunidad Autónoma se encarga de confeccionarlos y de enviar a los centros educativos los diferentes modelos que deberán cumplimentar, en diferentes etapas educativas.

Existen documentos para cuando un alumno o alumna se traslada de centro, para cuando se finaliza una etapa educativa, para indicar medidas de refuerzo educativo… ¡Y muchos más!

Con la documentación oficial, se persiguen varios objetivos:

• Medir el progreso del aprendizaje del alumnado, en base a unos estándares.
• Orientar sobre el aprendizaje futuro del alumnado.
• Informar para la toma de decisiones, ya que permite la revisión de medidas educativas a nivel local, regional o nacional.

¿Qué tipo de documentos oficiales existen?

Aunque hay mucha variedad de documentos oficiales, sí que hay algunos tipos que se trabajan en todas las comunidades autónomas y que son bastante similares. Estos son algunos:

• Expediente académico: se abre cuando se incorpora un alumno al centro, y agrupa toda la información de la evaluación de cada alumno.
• Actas de evaluación: indican las medidas de apoyo o de adaptación curricular que se toman para cada alumno.
• Historial académico de la etapa: tiene mucha información, como los resultados de evaluación, decisiones sobre promoción, media de calificaciones en diferentes áreas, etc.
• Informe personal por traslado: garantiza la continuidad del proceso de aprendizaje del alumnado cuando éste se cambia de centro educativo.
• Otros documentos oficiales de evaluación incluyen: informe final de ciclo, informe final de etapa, etc.

¿Qué problemáticas enfrentan los centros educativos a la hora de gestionar la documentación oficial?

La gestión de estos documentos oficiales puede llegar a ser una tarea tediosa y que consume tiempo a las personas involucradas en su cumplimentación. Estas son algunas problemáticas que enfrentan los centros educativos a la hora de gestionar la documentación oficial:

• Alta inversión de tiempo y de recursos humanos: buscar, rellenar con información exacta y sin errores y tramitar la documentación oficial supone mucha inversión de tiempo y de personal (equipo directivo, secretaría, tutores…).
• Más posibilidad de cometer errores: en caso de realizar la gestión de la documentación oficial de forma manual, hay más posibilidades de cometer errores en la entrada de los datos.
• Más complejidad administrativa: en centros con muchas etapas educativas o alumnos, puede resultar complicado gestionar la documentación oficial sin la ayuda de una herramienta digital.
• Privacidad de los datos: al manejar información de forma manual o sin contar con una herramienta dedicada a ello, los datos pueden ser más vulnerables.
• Dificultad para almacenar toda la documentación oficial: puede ser difícil mantener toda la información ordenada de forma correcta y mantener un registro de toda la documentación oficial rellenada.

¿Cómo puede ayudarte Additio App a gestionar la documentación oficial en tu centro?

Aunque la gestión de la documentación oficial en el centro puede ser algo complejo y tedioso, puedes apoyarte en el uso de herramientas digitales que te faciliten esta tarea.

El uso de herramientas como Additio App para gestionar la documentación oficial te aportará algunos beneficios como los siguientes:

• Acceso a todo tipo de documentos oficiales, por regiones y etapas, gracias a las plantillas precargadas.
• Facilidad y rapidez para rellenar los campos de los documentos.
• Posibilidad de exportar los documentos en PDF.
• Facilidad para almacenar la documentación oficial de cada estudiante en su expediente académico.
• Seguridad de los datos: podrás mantener la privacidad de los datos que gestiones para la documentación oficial, y guardarlos en la nube para no perderlos nunca.

Las licencias de centro de Additio App disponen de un módulo para facilitar la gestión de la documentación oficial en el centro, ofreciéndote todos los beneficios que te hemos detallado anteriormente. Si quieres más información acerca de cómo puedes empezar a trabajarla, escríbenos en [email protected] y te daremos toda la información.

¿List@ para facilitar la gestión administrativa en el centro?

Para cualquier duda, cuestión o sugerencia, nos puedes escribir en [email protected] indicando el nombre y la región de tu centro.