El registro de la asistencia escolar hace tiempo que es (y sigue siendo) uno de los ejes del sistema educativo, por los numerosos beneficios que comporta, tanto al alumnado como a los miembros de la comunidad educativa.

Contar con un buen registro de la asistencia escolar permite monitorizar óptimamente el progreso académico de los estudiantes, ya que se convierte en un indicador temprano de patrones de ausentismo. Esto ayuda a tomar decisiones y medidas para reducir el ausentismo escolar y mejorar la regularidad de la asistencia. Además, el registro de la asistencia permite fomentar la responsabilidad y los buenos hábitos en el alumnado, impactando positivamente en su éxito académico y personal.

Sin embargo, puede que nos surja la pregunta: ¿Cómo gestionamos la asistencia escolar en el entorno tecnológico y educativo actual? Se trata de un entorno cambiante y en constante evolución, protagonizado por tecnologías que buscan facilitar cada vez más las tareas administrativas de centros escolares. ¡Quédate a leer este post si quieres descubrir la respuesta a esta pregunta (y a algunas más)!

¿A qué desafíos se enfrenta la gestión tradicional de la asistencia escolar?

Tradicionalmente se ha llevado a cabo una gestión de la asistencia escolar de forma manual y convencional, usando métodos y sistemas no automatizados. Esta gestión tradicional de la asistencia escolar se enfrenta a unos desafíos que hacen patente la necesidad de virar hacia otro tipo de gestión de la asistencia, más automatizada y aprovechando las nuevas tecnologías.

¿Y cuáles son estos desafíos a los que se enfrenta la gestión tradicional de la asistencia escolar? Te los detallamos a continuación:

• Seguimiento manual más propenso a errores: En el método tradicional, se lleva a cabo un registro de la asistencia de forma manual, usando listas en papel en las que se marca el estado de la asistencia o ausencia del alumnado. Al hacerlo de esta forma, somos más propensos a cometer errores a la hora de introducir los datos.
• Consumo de tiempo: El registro manual de la asistencia en clase consume mucho tiempo, ya que no es una tarea automatizada, y también se consume mucho tiempo a la hora de sacar datos conjuntos de valoración global de la asistencia, ya sea por alumno o por grupo.
• Falta de comunicación y notificación inmediata: La información sobre el retraso o ausencia del alumnado en el sistema de registro tradicional no llega automáticamente a las familias, siendo necesario el apoyo de secretaría o conserjería para llamar a las familias o escribirle. Esto también consume tiempo y recursos, y es un freno a la reducción del ausentismo escolar, ya que se ralentiza el proceso de comunicación entre centros y familias.
• Problemas de privacidad y seguridad de datos: Al registrar la asistencia escolar de forma manual en papel o sistemas no protegidos, los datos son más sensibles de estar expuestos o de perderse.
• Falta de datos precisos y análisis de datos: Otro desafío al que se enfrentan es la falta de información en tiempo real sobre los datos introducidos, que permitan identificar de forma temprana patrones de ausentismo escolar y tomar decisiones en base a los resultados, para reducir el ausentismo.

Beneficios de implementar herramientas digitales para la gestión de la asistencia escolar

Tras ver los desafíos a los que se enfrentan los métodos tradicionales de gestión de la asistencia escolar, se hace patente la necesidad de encontrar otras formas de gestionar la asistencia, que permitan hacer frente a estos desafíos. Ahí entran de pleno las herramientas digitales, y a continuación te explicamos los beneficios de implementar herramientas digitales para la gestión de la asistencia:

• Automatización: El uso de herramientas digitales para la gestión de la asistencia escolar permite automatizar un proceso que antes era manual, acelerándolo y por lo tanto ganando en eficiencia y en ahorro de tiempo.
• Reducción de errores y precisión: Otra ventaja es la precisión a la hora de introducir los datos, ayudando así a la reducción de errores derivados del registro manual.
• Eficiencia administrativa: Gracias al uso de herramientas digitales, se gana en eficiencia administrativa, ya que no se requiere tanto apoyo de secretaría o conserjería para avisar a las familias de las ausencias y retrasos de sus hijos e hijas.
• Mejora en la comunicación y las notificaciones: Gracias al uso de herramientas digitales de gestión de la asistencia, se pueden configurar notificaciones automáticas para avisar a las familias de las ausencias y retrasos, consiguiendo un flujo de información directo y constante, en tiempo real, que permite la rápida actuación en casos de ausentismo escolar.
• Análisis de datos en tiempo real y visualización de informes: El registro digital de la asistencia escolar permite realizar análisis automáticos de los datos, en tiempo real, ya sea del alumnado o a nivel grupal. También se pueden realizar y visualizar informes automáticos, que permiten hacer un seguimiento más efectivo de la asistencia y las ausencias del alumnado, para poder actuar en los casos que sea necesario.

Herramientas digitales para la gestión de la asistencia escolar

A continuación te presentamos dos herramientas digitales que te van a ayudar enormemente en la gestión de la asistencia escolar, ya que están desarrolladas teniendo en mente las necesidades que docentes, centros educativos y familias tienen a la hora de registrar y comunicar la asistencia.

1. Additio App

Additio App es una plataforma de gestión escolar, evaluación y comunicación que está presente en más de 70 países, con más de 500.000 profesores y más de 3.000 centros educativos que confían en sus soluciones. La plataforma permite registrar de forma digital y automática todo lo relacionado con la asistencia.

Esto es lo que te ofrece:

• Registra la asistencia de forma automática y rápida: Con un solo click puedes registrar la asistencia de todo el alumnado de tu clase, y cambiar solamente la del alumnado que ha faltado o se ha retrasado.
• Pon comentarios: Si necesitas indicar algún comentario en la asistencia o ausencia de algún alumno, puedes hacerlo fácilmente, y las familias lo recibirán también.

• Notifica automáticamente a las familias: Se acabó perder tiempo con llamadas y correos que nunca llegan. Ahora, con Additio App las familias pueden recibir notificaciones cuando sus hijos faltan o se retrasan. De esa forma, se mantienen al día del progreso de sus hijos e hijas.
• Permite a las familias justificar las ausencias: Si las familias necesitan adjuntar justificantes o justificar una ausencia o retraso, se puede hacer fácilmente con Additio App.

• Genera informes visuales: Con la información registrada sobre la asistencia y ausencias, puedes crear y visualizar informes 100% personalizables a tu gusto, tanto por alumno como de grupo, para detectar tendencias de ausentismo y tomar medidas preventivas. Además, puedes mandar estos informes a las familias para mantenerlas al corriente y hacer un seguimiento de la asistencia de sus hijos e hijas.

• Personaliza los tipos de asistencia: Additio App permite personalizar totalmente los tipos de asistencia, creando nuevos iconos para cualquier tipo de casuística que necesites registrar. Además, puedes elegir qué es lo que se comunica a las familias para estar al día.

2. Edusign

Edusign es una plataforma que permite dividir por 5 el tiempo dedicado a gestionar la asistencia en los organismos de formación. Todos los datos están centralizados y seguros en un único lugar, lo que reduce las tareas administrativas y facilita la experiencia de los alumnos. En la actualidad, más de 2.500 organizaciones de formación confían en Edusign para revolucionar su formación.

• Haz que tus alumnos firmen de forma presencial o a distancia: sea cual sea el contexto de formación, registra simplemente la asistencia de tus alumnos.
• La firma que te convenga más! Puedes elegir el método de firma que prefieras, ya sea un código QR, un enlace, un correo electrónico o un NFC. Todas las opciones son rápidas, seguras e impiden fraude, ya que se actualizan constantemente para garantizar su fiabilidad.
• Crea un vínculo con tus alumnos: Analiza tus estadísticas, crea informes por alumno, por formación o por grupo para realizar un seguimiento de la asistencia lo más preciso posible. Personaliza tus alertas y comunicaciones con los alumnos. 
• ¡Ausencias justificadas sin dolores de cabeza! Tus alumnos pueden enviar sus justificaciones de ausencia directamente en la plataforma, que luego pueden ser consultadas fácilmente por los profesores y administradores.

Opta por una herramienta digital y mejora el registro de la asistencia escolar en tu centro educativo

Las herramientas que te hemos presentado en el apartado anterior te ayudarán enormemente a mejorar el registro de la asistencia, reduciendo errores y mejorando la comunicación con las familias y el alumnado. Si te animas a probarlas, seguro que no te arrepentirás 😉