La gestió de la documentació oficial de l’alumnat és una d’aquelles tasques clau als centres educatius que, si no es porta ben organitzada, pot generar molt d’estrès i una gran pèrdua de temps. Des de trasllats i expedients fins a actes i historials, el volum de documents a gestionar és ampli… i moltes vegades es fa de manera manual.
Per sort, cada vegada més centres estan apostant per eines digitals que faciliten aquesta tasca, i en aquest post t’expliquem com pots fer-ho tu també.
Si t’interessa seguir aprofundint en la millora de processos als centres educatius, no et perdis aquests articles:
- Com gestionar un viatge de fi de curs
- Com simplificar la facturació escolar
- Com gestionar el menjador escolar de manera eficient
No tens temps de llegir aquest post? No pateixis, sol·licita una demo gratuïta i t’ensenyem aquesta funcionalitat en una videotrucada quan tu vulguis.
Què és la documentació oficial de l’alumnat?
La documentació oficial de l’alumnat fa referència a tots aquells documents administratius que recullen informació acadèmica i legal sobre l’alumnat. Parlem, per exemple, de:
- Informes d’etapa
- Historial acadèmic
- Certificats d’escolarització o trasllat
- Informes individualitzats (com els psicopedagògics)
- Informes d’avaluació final i actes
Aquests documents són essencials tant per al seguiment acadèmic de l’alumnat com per complir amb les exigències legals que estableix l’administració educativa. Per això, la seva correcta gestió, arxiu i actualització és fonamental.
Tot i això, si aquesta gestió es fa de manera manual, o sense les eines adequades, es pot convertir en una tasca feixuga i molt costosa en temps. A més, la probabilitat de cometre errors és més elevada.
Beneficis de digitalitzar la gestió de la documentació oficial de l’alumnat
Tot i que molts centres continuen gestionant la documentació oficial de manera manual (amb carpetes físiques plenes de papers o arxius dispersos a l’ordinador), la digitalització de la documentació oficial ofereix nombrosos avantatges. Algunes de les més destacades són:
- Estalvi de temps i recursos
Digitalitzar els documents permet accedir ràpidament a la informació sense haver de buscar entre arxivadors o demanar còpies a secretaria.
- Més seguretat i control
En utilitzar plataformes que compleixen amb les normatives de privacitat i seguretat, com Additio App, s’eviten pèrdues, duplicats i accessos no autoritzats, protegint tota la informació i mantenint-la segura.
- Compliment normatiu
La documentació oficial s’ha de conservar durant un temps determinat i estar disponible davant d’inspeccions. Un sistema digital facilita el compliment d’aquestes obligacions.
- Coordinació entre equips
Docents, tutors i personal administratiu poden accedir a la mateixa informació de manera centralitzada, sense dependre de correus ni versions diferents d’un mateix arxiu.
- Reducció del paper
I també es generen menys impressions, menys carpetes físiques i, per tant, es fa una gestió de la documentació oficial més sostenible i respectuosa amb el medi ambient.
Descobreix Additio App per gestionar la documentació oficial de l’alumnat
En aquest context, eines com Additio App esdevenen grans aliades per als centres educatius. A través d’un únic entorn digital, és possible centralitzar tota la documentació oficial de l’alumnat, de manera segura, àgil i personalitzable.
Què permet Additio App en aquest àmbit?
- Generar informes de manera automàtica, a través de les plantilles que hi ha a la plataforma, i omplir-los ràpidament amb la informació disponible a Additio App.
- Vincular documentació a l’expedient de cada alumne/a, per accedir-hi fàcilment.
- Establir permisos perquè només certes persones puguin crear, visualitzar o editar documentació oficial.
- Descarregar la documentació en PDF, tant de forma massiva com individual.
- Tenir sempre disponible l’historial de documentació oficial de l’alumnat, fins i tot anys després.
En aquest vídeo pots veure’n el funcionament:
Adéu a la burocràcia pesada
La documentació oficial de l’alumnat no és només una qüestió burocràtica: ben gestionada, pot esdevenir una potent eina d’organització i seguiment acadèmic. Digitalitzar aquest procés permet estalviar temps i millorar la seguretat, l’eficiència i la col·laboració entre equips.
Si vols millorar la gestió de la documentació oficial de l’alumnat al teu centre, sol·licita una demo gratuïta i veurem com Additio App s’adapta a les necessitats específiques del teu centre educatiu.
Ens veiem aviat!
