En Joan se’n va a un altre centre i cal emplenar l’informe personal per trasllat, l’Eva acaba l’etapa primària i cal emplenar l’Historial acadèmic, toca una altra vegada emplenar les actes d’avaluació, i un llarg etcètera. Et sona tot això? Sí, es tracta de només alguns dels documents oficials d’avaluació que cal emplenar al centre educatiu.

Una preocupació que potser tingueu a nivell de centre és com trobar una manera de gestionar de manera òptima, ràpida i eficaç la documentació oficial d’avaluació. I és que es tracta d’una sèrie de documents que sovint requereixen de la participació de diverses persones de l´equip: tutors, secretaria, equip directiu… I de vegades se sol·licita molta informació que no és fàcil de gestionar.

En aquest post que us portem, us explicarem en què consisteix la documentació oficial en educació, i quines problemàtiques enfronten els centres educatius a l’hora de gestionar-la. També us oferirem solucions que us ajudaran a gestionar-la de forma ràpida i eficaç aprofitant les eines digitals que teniu al vostre abast.

En què consisteix la documentació oficial?

La documentació oficial d’avaluació en educació són documents estandarditzats per a diferents regions i etapes educatives, que els centres educatius tenen a la seva disposició per emplenar quan sigui requerit.

Encara que solen ser els mateixos documents oficials a tot Espanya, cada comunitat autònoma s’encarrega de confeccionar-los i enviar als centres educatius els diferents models que hauran d’emplenar, en diferents etapes educatives.

Hi ha documents per quan un alumne o alumna es trasllada de centre, per quan es finalitza una etapa educativa, per indicar mesures de reforç educatiu… I molts més!

Amb la documentació oficial, es persegueixen diversos objectius:

• Mesurar el progrés de l’aprenentatge de l’alumnat, en base a uns estàndards.
• Orientar sobre l’aprenentatge futur de l’alumnat.
• Informar per a la presa de decisions, ja que permet la revisió de mesures educatives a nivell local, regional o nacional.

Quins tipus de documents oficials hi ha?

Encara que hi ha molta varietat de documents oficials, sí que hi ha alguns tipus que es treballen a totes les comunitats autònomes i que són força similars. Aquests són alguns:

• Expedient acadèmic: s’obre quan un alumne s’incorpora al centre, i agrupa tota la informació de l’avaluació de cada alumne.
• Actes d’avaluació: indiquen les mesures de suport o adaptació curricular que es prenen per a cada alumne.
• Historial acadèmic de l’etapa: té molta informació, com els resultats d’avaluació, decisions sobre promoció, mitjana de qualificacions a diferents àrees, etc.
• Informe personal per trasllat: garanteix la continuïtat del procés d’aprenentatge de l’alumnat quan aquest es canvia de centre educatiu.
• Altres documents oficials d’avaluació inclouen: informe final de cicle, informe final d’etapa, etc.

A quines problemàtiques s’enfronten els centres educatius a l’hora de gestionar la documentació oficial?

La gestió d’aquests documents oficials pot arribar a ser una tasca tediosa i que consumeix temps a les persones involucrades. Aquestes són algunes problemàtiques que enfronten els centres educatius a l’hora de gestionar la documentació oficial:

• Alta inversió de temps i de recursos humans: buscar, emplenar amb informació exacta i sense errors i tramitar la documentació oficial suposa molta inversió de temps i de personal (equip directiu, secretaria, tutors…).
• Més possibilitat de cometre errors: en cas de fer la gestió de la documentació oficial de forma manual, hi ha més possibilitats de cometre errors a l’entrada de les dades.
• Més complexitat administrativa: en centres amb moltes etapes educatives o alumnes, pot resultar complicat gestionar la documentació oficial sense l’ajuda d’una eina digital.
• Privadesa de les dades: en manejar informació de forma manual o sense comptar amb una eina dedicada a això, les dades poden ser més vulnerables.
• Dificultat per emmagatzemar tota la documentació oficial: pot ser difícil mantenir tota la informació ordenada de manera correcta i mantenir un registre de tota la documentació oficial emplenada.

Com et pot ajudar Additio App a gestionar la documentació oficial al teu centre?

Tot i que la gestió de la documentació oficial al centre pot ser una mica complexa i tediosa, pots recolzar-te en l’ús d’eines digitals que et facilitin aquesta tasca.

L’ús d’eines com Additio App per gestionar la documentació oficial us aportarà alguns beneficis com els següents:

• Accés a tota mena de documents oficials, per regions i etapes, gràcies a les plantilles precarregades.
• Facilitat i rapidesa per emplenar els camps dels documents.
• Possibilitat d’exportar els documents en PDF.
• Facilitat per emmagatzemar la documentació oficial de cada estudiant al seu expedient acadèmic.
• Seguretat de les dades: podràs mantenir la privacitat de les dades que gestiones per a la documentació oficial, i guardar-les al núvol per no perdre-les mai.

Les llicències de centre d’Additio App disposen d’un mòdul per facilitar la gestió de la documentació oficial al centre, oferint-te tots els beneficis que t’hem detallat anteriorment. Si vols més informació sobre com pots començar a treballar-la, escriu-nos a [email protected] i et donarem tota la informació.

Llest/a per facilitar la gestió administrativa al centre?

Per a qualsevol dubte, qüestió o suggeriment, ens pots escriure a [email protected] indicant el nom i la regió del teu centre.