T’encarregues de gestionar extraescolars al teu centre? Llavors segur que et sonen aquestes situacions: responsabilitats que no queden clares, fulls d’inscripció desorganitzats, canvis d’horari d’última hora, dubtes sense resoldre per part de les famílies i aquell Excel etern que ja no saps ni per on agafar.

Si t’hi has vist reflectit/da, aquest post és per a tu.

Però abans de continuar, si t’interessa l’organització escolar, dona un cop d’ull a aquests articles del blog:

• Seràs tutor escolar el proper curs? 5 claus per començar amb bon peu (i evitar errors comuns)
• Les claus per gestionar un viatge de fi de curs de principi a fi (i altres projectes!)

I ara sí, anem amb aquests trucs per dir finalment adéu al caos de gestionar extraescolars.

El caos de gestionar extraescolars, més comú del que penses

La gestió de les activitats extraescolars sol recaure en una persona de l’equip directiu o en algú de l’AMPA/AFA amb ganes (i molta paciència). Però sense una bona organització, el procés de gestionar extraescolars pot convertir-se en un pou sense fons.

I és que no es tracta només d’oferir tallers o esports d’interès per a l’alumnat. Es tracta d’alinear aquestes activitats amb el projecte educatiu del centre, comunicar-se bé amb les famílies i tenir-ho tot sota control sense problemes pel mig.

És possible aconseguir-ho? És clar que sí! Anem amb els trucs que necessites conèixer per gestionar extraescolars de manera eficaç.

Truc 1: Defineix objectius clars

Abans de llançar-te a proposar activitats, buscar monitors o decidir horaris, atura’t a pensar:
Què volem aconseguir amb les extraescolars?

No són un simple complement a l’horari lectiu. Ben plantejades, poden ser una extensió del projecte educatiu del centre. Per això, és important fer-se algunes preguntes:

• Què aporten al projecte educatiu del centre?
• Quines competències, valors o experiències voleu fomentar?
• Busqueu potenciar la creativitat, l’esport, la tecnologia…?

També és important classificar bé les activitats extraescolars:
No és el mateix una activitat lúdica (com jocs de taula), que una artística (com dibuix), una esportiva (com voleibol) o una acadèmica (com anglès). Cada tipus d’activitat té objectius, dinàmiques i expectatives diferents. I això, com a centre, també cal tenir-ho clar, perquè ajudarà a definir les extraescolars que finalment oferirem.

Per això, com més definit tinguis el propòsit, més fàcil serà decidir quines activitats incloure, com organitzar-les i com comunicar-les a les famílies.

Truc 2: Gestionar extraescolars també vol dir triar-les bé

Ja diuen que qui molt abraça, poc estreny. Encara que òbviament depèn de la mida del centre, és millor concentrar-se en poques activitats que generin molt d’interès, que oferir-ne moltes sense prou inscripcions.

La decisió de quines activitats oferir com a extraescolars no s’ha de fer a cegues. Es pot prendre aquesta decisió basant-nos en dades. Quines?, et preguntaràs.

• Preguntar directament a famílies i alumnat sobre els seus interessos i motivacions.
• Revisar quines propostes han funcionat millor altres anys, i quines no han funcionat tan bé. És a dir, revisar la demanda de les extraescolars en anys anteriors.
• Investigar quines activitats extraescolars s’estan duent a terme en altres centres educatius que encara no oferiu.
• Determinar les necessitats de l’alumnat, segons les seves edats i motivacions.

Centrar-vos en unes poques activitats us permetrà organitzar-les millor i assegurar que siguin de molt bona qualitat.

Truc 3: Planifica i organitza des del primer minut

Si vols un curs sense imprevistos i canvis d’última hora, pren nota d’aquest consell. I és que organitzar bé les extraescolars des del principi t’estalvia temps, evita errors i transmet confiança a les famílies i a l’equip docent.

Comença pel més bàsic:

• Crea un calendari general de les activitats extraescolars. Inclou dates clau com:
  • Enviament d’informació a les famílies
  • Període d’inscripció
  • Data d’inici i final de cada activitat
  • Possibles festivitats o dies sense activitat

Tenir aquesta visió de conjunt us permet anticipar-vos i evitar presses innecessàries.

• Pensa quins recursos necessitaràs per a cada activitat:
  • Quins espais s’utilitzaran? Cal reservar aules, patis o el gimnàs? Si ho desitges, amb el generador d’horaris amb IA d’Additio App, també podràs generar els horaris d’estiu, per tenir clars els espais i monitors per a cada grup.
  • Quants monitors o docents necessites segons el nombre d’inscrits? Com es farà la selecció? Si gestioneu els recursos humans des del centre, amb el mòdul de recursos humans d’Additio App podreu publicar ofertes de feina i centralitzar tota la informació sobre els monitors que imparteixin les extraescolars.
  • Quins materials cal tenir preparats?

Això t’ajuda a evitar qualsevol imprevist el dia abans de començar.

• Defineix un sistema clar de seguiment i control:
  • Com es passarà llista?
  • Què fer si un infant no assisteix o si hi ha un canvi de grup?
  • Qui gestiona les incidències?
  • Hi ha servei de menjador? Com es gestionen els inscrits al menjador?

I aquí ve un consell clau: centralitza tota la informació en un sol lloc. Res de fulls solts, llistes fetes a mà per cada monitor o cadenes infinites de correus. Tenir un sistema únic i compartit per veure grups, horaris, inscripcions, assistència i comunicació amb famílies és el que et permetrà gestionar amb agilitat i sense estrès. Per això, amb els mòduls d’extraescolars i de menjador d’Additio App, podreu tenir-ho tot centralitzat i organitzat en un únic lloc.

Truc 4: Comunicació clara amb famílies i alumnat

Pots tenir la millor proposta del món, amb monitors implicats i continguts valuosos… però si les famílies no ho entenen o s’assabenten tard, no s’hi apuntarà ningú. Per això, una bona comunicació és clau des del minut zero:

• Envia la informació amb temps suficient, ja que les famílies necessiten organitzar-se.
• Sigues clar i transparent. Indica horaris, edats recomanades, preus, materials necessaris, lloc on es realitza, data d’inici i finalització, i si hi ha places limitades (amb la data límit d’inscripció).
• Utilitza els canals que millor funcionin a la teva comunitat educativa. A través d’Edvoice, la plataforma de comunicació d’Additio App, ho tindràs tot centralitzat i amb fàcil accés.

A més, no t’oblidis que la comunicació és en dues direccions. Així que deixa sempre un canal obert per a dubtes, comentaris o suggeriments, com poden ser els xats d’Edvoice.

I per descomptat, comunica també a l’alumnat. Moltes vegades, són ells qui motiven la inscripció. Si els entusiasma l’activitat, l’interès arribarà a casa.

Truc 5: Alia’t amb una eina digital de confiança

Aquí no podem evitar esmentar-ho: Additio App pot ser la teva gran aliada si vols gestionar extraescolars de manera eficaç.

Oblida’t dels formularis en paper, les llistes interminables o els correus desorganitzats. Amb el mòdul d’extraescolars d’Additio App (i altres mòduls afins), pots:

• Publicar fàcilment les extraescolars disponibles per a cada etapa o grup.
• Obrir un període d’inscripcions automàtic, on les famílies poden apuntar els seus fills amb pocs clics.
• Consultar en temps real quants inscrits hi ha, quantes places queden i en quin estat estan les inscripcions.
• Fer seguiment de l’assistència.
• Reservar classes i sales per a les extraescolars.
• Facturar fàcilment i automàticament a les famílies.
• Organitzar els diferents passos per dur a terme les extraescolars amb el gestor de projectes.
• Realitzar processos de selecció de monitors amb el mòdul de recursos humans.

D’aquesta manera, ho tindràs tot centralitzat i ordenat.

T’animes a provar algun d’aquests trucs per gestionar extraescolars el proper curs?

Gestionar les extraescolars de manera eficaç no és només una qüestió organitzativa. És una manera de cuidar l’experiència educativa de principi a fi. Per això, sigui qui sigui que les organitzi (ja sigui l’AFA o el propi centre), és important aplicar aquests trucs perquè tot vagi sobre rodes.

Com us encarregueu de gestionar extraescolars al vostre centre educatiu? Expliqueu-nos-ho a través de les nostres xarxes socials: Facebook, Twitter, Instagram i Youtube.

Si vols millorar la gestió de les extraescolars al centre, sol·licita una demo gratuïta i veiem com Additio App s’adapta a les necessitats específiques del teu centre educatiu.

Ens veiem!