Si il y a bien une chose que vous devez sûrement gérer chaque année dans votre établissement, c’est sans aucun doute le voyage scolaire, que ce soit pour la sixième année de primaire, la quatrième année de l’ESO, ou toute autre étape éducative.

C’est quelque chose qui enthousiasme énormément les élèves, et ils attendent avec impatience ce moment. Cependant, il y a beaucoup de travail derrière l’organisation de ce voyage scolaire. Il s’agit d’un processus qui n’est ni rapide ni facile pour les enseignants qui l’organisent : choix de la destination, gestion des paiements, communication avec les familles… Une multitude de tâches doivent être accomplies pour s’assurer que tout se passe bien !

Dans cet article, nous allons examiner les clés pour rendre la gestion et l’organisation d’un voyage scolaire un jeu d’enfant. Nous donnerons quelques conseils et vous présenterons des outils qui faciliteront considérablement vos tâches.

Et si vous souhaitez voir comment faciliter d’autres processus dans votre établissement, nous vous invitons à lire nos articles sur le rôle du responsable des admissions ou la gestion des gardes scolaires.

Les défis de l’organisation d’un voyage scolaire (et projets similaires)

Il ne fait aucun doute qu’organiser un voyage scolaire est une tâche excitante, mais aussi complexe. L’enseignant chargé de l’organiser doit prêter attention à de nombreux détails, planifiant et coordonnant chacun d’eux parfaitement. Voyons donc quels sont les principaux défis auxquels sont confrontés les enseignants et les responsables de l’organisation de ces activités :

1. Logistique et coordination : Lors du choix d’une destination, il ne s’agit pas seulement de choisir le lieu (ce qui est sans doute la partie la plus excitante), mais aussi d’autres aspects tels que le transport, l’hébergement, les activités sur place, etc. Étant donné qu’il s’agit généralement d’un grand groupe, il est important de prêter attention à ces détails pour éviter les complications ou les changements de dernière minute.
2. Gestion du budget : Lorsqu’on gère un voyage scolaire, il est évident qu’on ne peut pas se permettre de tout dépenser. Bien que nous adorerions ne pas avoir à penser aux chiffres, la réalité est qu’il faut gérer un budget, parfois assez serré. Cela nécessite de la précision et une communication claire avec les familles pour être transparent sur le coût total du voyage.
3. Gestion du temps : Bien que la planification d’un voyage scolaire puisse être amusante, il faut savoir l’équilibrer avec les tâches d’enseignement habituelles. Toutes ces tâches peuvent être accablantes pour le personnel en charge de l’organisation du voyage scolaire. Il est donc important de définir précisément les tâches et responsabilités, assurant une répartition optimale des tâches afin qu’aucun membre du personnel ne soit surchargé.
4. Communication : Un autre défi courant lors de la planification et de l’organisation d’un voyage scolaire est de garantir que toutes les parties prenantes soient correctement informées de l’avancement. Des familles et des élèves aux autres collègues de l’établissement et aux prestataires externes, il est important de garantir un flux d’informations relatif au voyage. De plus, plus l’information est dispersée (circulaires papier, e-mails, etc.), plus il est facile d’oublier des informations importantes.

Les clés du succès dans l’organisation d’un voyage scolaire

La recette du succès réside dans les éléments que nous détaillons ci-dessous. Vous verrez comment aucun voyage scolaire ne vous résistera !

1. Ingrédient principal : Diviser en phases

Pour que tout se passe comme sur des roulettes et pour ne rien oublier d’important, il est essentiel de diviser l’organisation du voyage scolaire en plusieurs étapes ou phases. Cela vous aidera à clarifier les choses, à voir quelles tâches dépendent des autres et à établir les délais nécessaires pour éviter la précipitation.

Utiliser des outils comme le module de projets et incidents d’Additio App vous aidera à améliorer le contrôle et l’organisation des projets tels qu’un voyage scolaire. Cela vous permet de créer des phases, des tâches (avec des dates limites) et des responsables.

2. Accompagnement parfait : La distribution des responsabilités

Comme nous l’avons mentionné précédemment, un défi important est que l’organisation d’un voyage scolaire peut entraîner une surcharge de travail pour les enseignants en charge. Une fois les personnes responsables désignées, il est essentiel de répartir équitablement les responsabilités. Cela garantit qu’il n’y ait pas de surcharge de travail.

3. Et si cela se fait avec du temps, encore mieux.

Le dernier ingrédient pour le voyage scolaire parfait est de planifier à l’avance. Cela vous permettra de trouver de meilleures offres et de meilleurs prix, et d’éviter la précipitation de dernière minute qui peut entraîner des erreurs et des complications.

Étapes de l’organisation d’un voyage scolaire

Maintenant que vous connaissez les bases pour organiser un voyage scolaire réussi, quelles sont les étapes à suivre pour l’organiser depuis zéro ? Voici 8 étapes à suivre :

1. Division en phases et établissement des tâches : En utilisant des outils comme le module de gestion de projets d’Additio App, vous pouvez facilement créer les phases et les tâches du voyage scolaire, en gardant tout enregistré et en apportant facilement les modifications nécessaires.

2. Sélection de la destination et des dates : À cette étape, vous pouvez consulter des agences de voyages qui, en fonction de l’âge et du nombre approximatif d’élèves, peuvent vous guider dans le choix de la destination. Il est aussi important de considérer si le voyage sera récréatif, culturel, naturel, etc. Dans les étapes plus précoces (comme la sixième année de primaire), ce sont probablement les enseignants qui choisiront la destination. Dans les étapes plus avancées, comme la quatrième année de l’ESO, les élèves pourront peut-être voter pour leurs destinations favorites.

3. Établissement du budget et choix de l’agence : Une fois que vous avez une ou deux destinations en tête, il est temps d’établir un budget et de demander des devis à des agences de voyages spécialisées dans les groupes. Une fois toutes les informations réunies, vous pourrez choisir l’agence avec laquelle vous travaillerez, en prenant en compte la qualité-prix et d’autres critères que vous jugerez importants.

4. Communication constante avec les familles : Dès que le voyage est mis en place, il est important de maintenir une communication constante avec les familles. Cela implique probablement des réunions en personne, mais des outils comme Edvoice rendent plus facile que jamais la transmission d’informations relatives au voyage.

Vous pouvez créer un canal de communication spécifique pour le voyage, où vous partagerez les mises à jour, enverrez des autorisations et des formulaires nécessitant une signature numérique, et même permettre aux familles de discuter en privé avec les responsables si elles ont des préoccupations concernant leurs enfants.

5. Actions de financement : Pour collecter des fonds pour le voyage scolaire, vous devrez probablement organiser des activités de financement. Il est essentiel de définir lesquelles, quels matériaux vous aurez besoin, et quand les organiser, etc.

Voici quelques idées :

• Vente de billets pour la loterie de Noël
• Bingo musical
• Vente de roses pour la Saint-Georges (en Catalogne)
• Tirages au sort
• Représentations théâtrales
• Marchés

6. Réunions explicatives avec les familles : Tout au long du processus d’organisation du voyage scolaire, il est important d’organiser des réunions avec les familles pour les tenir informées de l’avancement. Elles doivent aussi être constamment informées des paiements à effectuer pour le voyage. Pour ce faire, nous vous proposons deux façons de le faire facilement et rapidement :

• Si vous utilisez le module de communication d’Additio App, vous pouvez facilement gérer les paiements via la plateforme de paiements. Cela permet aux familles de payer de manière simple et intuitive (même en espèces) et permet à l’établissement de suivre les impayés.
• Avec le module de gestion économique et administrative d’Additio App, vous pouvez également facturer rapidement les frais relatifs au voyage scolaire. Vous pourrez définir différents modes de paiement (virement bancaire, carte de crédit, espèces…) et même accepter des avances pour couvrir les frais.

7. Contrôle de toute la documentation nécessaire : Avant le voyage, il est important de vérifier que toute la documentation essentielle est en ordre, y compris les assurances nécessaires pour le voyage. Surtout lorsqu’il s’agit de mineurs, vous aurez également besoin des autorisations nécessaires pour voyager avec eux.

8. Prêts pour le voyage !

Et ce n’est pas seulement pour les voyages scolaires…

Le module que nous vous avons présenté pour gérer les projets vous aidera dans une multitude de projets, pas seulement pour les voyages scolaires ! Voici quelques exemples de projets que vous pouvez gérer :

• Gestion des incidents dans l’établissement
• Organisation de journées portes ouvertes
• Gestion des inscriptions
• Organisation des excursions
• Gestion des certificats de conformité
• Coordination du plan d’évaluation interne et externe
• Coordination du plan numérique de l’établissement
• Gestion de la formation des enseignants aux outils numériques
• Gestion des installations

Pour quel type de projet l’utiliseriez-vous ? Dites-le nous sur les réseaux sociaux : Facebook, Twitter, Instagram et Youtube.

N’oubliez pas qu’avec Additio App, vous pouvez réaliser des évaluations basées sur les compétences, en mettant les élèves au centre de l’apprentissage, en les tenant informés de leur progression, et en les aidant à identifier leurs points forts et leurs domaines d’amélioration.

Plus de 150 fonctionnalités sont à votre disposition pour améliorer votre enseignement et l’apprentissage de vos élèves. Inscrivez-vous et boostez votre pédagogie !

À bientôt !