Vous êtes responsable de la gestion des activités périscolaires dans votre établissement ? Alors ces situations vous sembleront sûrement familières : responsabilités floues, formulaires d’inscription éparpillés, changements de planning de dernière minute, questions sans réponse des familles et ce fameux tableau Excel que vous ne savez plus comment gérer.

Si cela vous parle, cet article est fait pour vous.

Mais avant d’aller plus loin, si vous vous intéressez à l’organisation scolaire, voici quelques articles de blog à ne pas manquer :

• Vous serez professeur principal l’année prochaine ? 5 clés pour bien démarrer (et éviter les erreurs fréquentes)
• Les clés pour organiser un voyage de fin d’année de A à Z (et d’autres projets !)

Et maintenant, place aux conseils pour dire enfin adieu au chaos dans la gestion des activités périscolaires.

Le chaos dans la gestion des activités périscolaires est plus courant que vous ne le pensez

La gestion des activités périscolaires repose souvent sur un membre de l’équipe de direction ou un parent d’élève très motivé (et très patient). Mais sans une bonne organisation, le processus peut vite devenir un véritable casse-tête.

Car il ne s’agit pas seulement de proposer des ateliers ou des sports attrayants pour les élèves. Il faut aussi les aligner avec le projet éducatif de l’établissement, bien communiquer avec les familles et garder un contrôle clair sur l’ensemble du processus.

Est-ce possible ? Bien sûr que oui ! Voici les conseils essentiels pour une gestion efficace des activités périscolaires.

Conseil 1 : Définir des objectifs clairs

Avant de proposer des activités, de chercher des animateurs ou de fixer les horaires, prenez le temps de réfléchir : Quels sont les objectifs des activités périscolaires dans notre établissement ?

Elles ne sont pas là pour simplement remplir le temps hors classe. Lorsqu’elles sont bien conçues, elles peuvent prolonger le projet éducatif de l’école. D’où l’importance de se poser les bonnes questions :

• En quoi ces activités complètent-elles notre projet éducatif ?
• Quelles compétences, valeurs ou expériences souhaitons-nous développer ?
• Souhaite-t-on favoriser la créativité, le sport, le numérique… ?

Il est également important de bien classifier les activités périscolaires.
Une activité récréative (comme des jeux de société) n’est pas la même chose qu’une activité artistique (comme le dessin), sportive (comme le volley-ball) ou académique (comme l’anglais). Chacune a des objectifs, des dynamiques et des attentes spécifiques. En tant qu’établissement, vous devez être clairs là-dessus, car cela vous aidera à structurer l’offre.

Plus vos objectifs seront clairs, plus il vous sera facile de décider quoi proposer, comment organiser le tout et comment l’expliquer aux familles.

Conseil 2 : Choisir les activités avec soin

Ya dicen que quien mucho abarca, poco aprieta. Aunque obviamente depende del tamaño del centro, es Comme le dit le proverbe : « Qui trop embrasse mal étreint ». Bien sûr, cela dépend de la taille de votre établissement, mais mieux vaut se concentrer sur quelques activités à forte demande que de proposer une offre très large avec peu d’inscrits.

Et cette sélection ne doit pas se faire à l’aveugle. Elle peut (et doit) s’appuyer sur des données. Par exemple :

• Interrogez directement les familles et les élèves sur leurs intérêts et motivations.
• Analysez ce qui a bien fonctionné les années précédentes… et ce qui n’a pas marché.
• Regardez ce que proposent d’autres établissements similaires.
• Identifiez les besoins des élèves en fonction de leur âge et de leur niveau d’autonomie.

En se concentrant sur moins d’activités, on optimise leur qualité et leur organisation.

Conseil 3 : Planifier et organiser dès le départ

Vous voulez une rentrée sereine ? Alors prenez de l’avance. Une bonne organisation dès le départ vous fait gagner du temps, évite les erreurs et renforce la confiance des familles et des équipes.

• Commencez par établir un calendrier global des activités périscolaires. Incluez les dates clés comme :
  • L’envoi des informations aux familles
  • La période d’inscription
  • Les dates de début et de fin de chaque activité
  • Les éventuels jours fériés ou interruptions

Avoir une vue d’ensemble permet d’anticiper et de ne pas être pris de court.

• Ensuite, pensez aux ressources nécessaires pour chaque activité :
  • Quels espaces seront utilisés ? Faut-il réserver une salle, la cour, le gymnase ?
  • Si vous le souhaitez, avec le générateur d’emplois du temps avec IA d’Additio App, vous pouvez aussi créer un planning d’été pour attribuer clairement les salles et les animateurs à chaque groupe.
  • Combien d’animateurs sont nécessaires par groupe ? Comment seront-ils recrutés ? Si vous gérez les ressources humaines en interne, le module RH d’Additio App vous permet de publier les offres d’emploi et de centraliser les informations des animateurs.
  • Quel matériel doit être préparé ?

Tout cela permet d’éviter les mauvaises surprises à la veille de la rentrée.

• Enfin, définissez un système clair de suivi et de gestion :
  • Comment sera prise la présence ?
  • Que faire si un enfant est absent ou change de groupe ?
  • Qui gère les incidents ?
  • Y a-t-il un service de cantine ? Comment sont gérées les inscriptions à celui-ci ?

Et voici un conseil d’or : centralisez toutes les informations au même endroit.
Fini les feuilles volantes, les listes manuscrites par animateur, les mails perdus. Une plateforme unique et partagée où consulter les groupes, les horaires, les inscriptions, les présences et communiquer avec les familles : voilà la clé pour une gestion fluide et sans stress.
Avec les modules d’activités périscolaires et de cantine d’Additio App, tout est centralisé et organisé.

Conseil 4 : Communiquer clairement avec les familles et les élèves

Vous pouvez avoir la meilleure offre du monde, les meilleurs animateurs, un contenu passionnant… mais si les familles ne comprennent pas l’information ou la reçoivent trop tard, personne ne s’inscrira.

C’est pourquoi la communication est essentielle :

• Envoyez les informations suffisamment tôt : les familles ont besoin de temps pour s’organiser.
• Soyez clairs et transparents : précisez les horaires, âges recommandés, tarifs, matériel nécessaire, lieux, dates de début et de fin, nombre de places disponibles et date limite d’inscription.
• Utilisez les canaux les plus efficaces pour votre communauté scolaire.
  Avec Edvoice, la plateforme de communication d’Additio App, tout est centralisé et facilement accessible.

Et n’oubliez pas : la communication va dans les deux sens.
Gardez toujours un canal ouvert pour les questions, suggestions ou remarques, comme les discussions via Edvoice.

Et bien sûr, communiquez aussi avec les élèves !
Souvent, ce sont eux qui motivent les inscriptions. Si une activité les enthousiasme, l’intérêt remontera jusqu’à la maison.

Conseil 5 : S’appuyer sur un outil numérique fiable

Impossible de ne pas le mentionner : Additio App peut être votre meilleur allié pour une gestion fluide des activités périscolaires.

Fini les formulaires papier, les fichiers Excel à rallonge, les mails désorganisés.
Avec le module d’activités périscolaires d’Additio App, vous pouvez :

• Publier facilement les activités par niveau ou groupe
• Ouvrir une période d’inscription automatique pour que les familles s’inscrivent en quelques clics
• Voir en temps réel qui est inscrit, combien de places restent, et suivre le statut des inscriptions
• Suivre les présences
• Réserver les espaces pour chaque activité
• Facturer automatiquement les familles, sans complications
• Organiser les différentes étapes du projet avec l’outil de gestion de projets
• Réaliser des processus de recrutement avec le module RH

Bref, tout est centralisé, automatisé et efficace.

Prêt à appliquer ces conseils pour mieux gérer les activités périscolaires l’an prochain ?

Gérer efficacement les activités périscolaires, ce n’est pas seulement une question d’organisation.
C’est aussi une façon d’enrichir l’expérience éducative des élèves. Que ce soit une initiative de l’AMPA ou de l’établissement lui-même, ces conseils peuvent faire toute la différence.

Et vous, comment gérez-vous les activités périscolaires dans votre établissement ?
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Et si vous voulez améliorer la gestion des activités périscolaires dans votre école, demandez une démo gratuite : nous vous montrerons comment Additio App peut répondre aux besoins spécifiques de votre établissement.

À très bientôt !