Treballar per optimitzar el procés d’admissions al centre educatiu és vital per garantir la seva bona reputació i creixement. Especialment en centres privats i concertats, mantenir un bon nombre d’admissions ajuda a la viabilitat econòmica del centre i permet atreure el perfil desitjat d’alumnat segons la proposta educativa del centre. En tot aquest procés, el paper del responsable d’admissions és crucial.

Per tot això, en aquest post detallarem les funcions del responsable d’admissions del centre, així com els reptes que afronta en el seu dia a dia i les estratègies que permeten que tingui èxit en les seves tasques.

Si t’interessa tot el relacionat amb el creixement de l’escola i la captació de nou alumnat, et recomanem que donis un cop d’ull també a aquest post sobre el cicle de vida de l’alumnat potencial i com optimitzar-lo.

Qui és el responsable d’admissions al centre i quines són les seves funcions?

Com segurament ja t’imagines, el responsable d’admissions d’un centre educatiu és aquella persona que gestiona tot el procés de captació i matriculació de nou alumnat. Es tracta d’un rol polivalent, que necessita tenir nocions consolidades tant de la part d’administració com de la part de comunicació del centre.

L’objectiu principal del responsable d’admissions és atreure alumnat i famílies interessades en la inscripció al centre, acompanyant-les en tot el procés de presa de decisions i ajudant en la matriculació.

Entre les funcions clau del responsable d’admissions del centre, hi ha les següents:

• Supervisió i organització de tot el procés d’inscripcions: des de l’enviament d’informació a les famílies fins a la formalització de les matrícules, passant per la realització d’entrevistes i proves d’accés.
• Pont entre el centre i les famílies: el responsable d’admissions també construeix i cuida la relació amb les famílies, resolent els seus dubtes i acompanyant-les en tot el procés.
• Captació de nous estudiants: el responsable d’admissions també participa en les campanyes per captar nous estudiants, com jornades de portes obertes, disseny de fullets, assistència a esdeveniments educatius, etc.
• Tasques administratives: entre les seves funcions també hi ha la realització de tasques administratives com la introducció d’informació al CRM, l’actualització de registres i la gestió de les matrícules.

Reptes habituals que enfronten els responsables d’admissions

En el moment de realitzar les seves funcions habituals, els responsables d’admissions enfronten una sèrie de reptes que marquen les seves decisions i els seus objectius professionals. Alguns d’aquests reptes són:

• Alta oferta i competència entre centres educatius: això obliga els responsables d’admissions a haver de destacar la proposta de valor del centre davant altres centres educatius.
• Gestió de les expectatives de l’alumnat i les seves famílies: el responsable d’admissions ha de resoldre qualsevol tipus de dubte, malentès o altes expectatives que puguin tenir les famílies sobre el centre, la seva oferta educativa i els seus processos interns.
• Necessitat d’adaptació a eines digitals: cada vegada més es fan servir eines digitals per automatitzar i millorar els processos d’admissions i matrícules al centre educatiu. Per tant, és necessària una formació i adaptació a aquestes eines digitals.
• Fidelització de l’alumnat actual: també és important fidelitzar l’alumnat actual, especialment en moments de canvi d’etapa o cicle educatiu. Serà essencial destacar la proposta de valor del centre i fomentar el sentiment de pertinença al centre educatiu.

Estratègies per millorar la gestió de les admissions al centre

El responsable d’admissions pot implementar una sèrie d’estratègies per millorar la gestió de les admissions i facilitar les seves tasques. Algunes d’aquestes són:

• Digitalitzar el procés de gestió d’admissions, amb eines de CRM que centralitzin tota la informació dels potencials alumnes i que permetin fer un seguiment en temps real del progrés de cada alumne. Amb l’eina de CRM d’Additio App, ho podràs fer de manera intuïtiva i senzilla. Podràs personalitzar totes les etapes i moure oportunitats amb un simple drag and drop. A més, podràs calendaritzar tasques per assegurar l’avanç del lead durant tot el procés de matriculació.

• Organitzar esdeveniments que captin l’atenció dels interessats i que posin en relleu la proposta de valor del centre: gràcies a esdeveniments com jornades de portes obertes i esdeveniments d’orientació educativa, es trasllada als interessats informació rellevant sobre l’oferta educativa i la proposta de valor del centre.

• Facilitar les matriculacions: avui dia, com més senzill sigui el procés de matriculació al centre, millor serà l’experiència per a les famílies i l’alumnat. Per això, és essencial comptar amb eines que facilitin les matrícules, especialment eines digitals. Un bon exemple d’això és el mòdul de matriculacions d’Additio App, que permet al centre gestionar fàcilment les matrícules i acceptar o rebutjar sol·licituds.

• Informar sobre la proposta de valor del centre: per convertir interessats en matriculats, és important establir canals de comunicació per informar sobre la proposta de valor del centre. Comptar amb eines d’email màrqueting ajudarà enormement, ja que permet compartir comunicacions sobre la proposta de valor, l’oferta educativa o el procés d’inscripció.

• Analitzar les dades per a la millora contínua: analitzar dades dels diferents processos de matriculació facilita identificar patrons, tendències i errors que permetin optimitzar la captació de nou alumnat.

• Crear continguts atractius: vídeos promocionals, entrades al blog i altres materials permeten al centre destacar la seva proposta de valor i generar proximitat amb els alumnes i les famílies interessades.

Per acabar

Segons el que hem vist anteriorment, el responsable d’admissions del centre no només és essencial per garantir l’èxit en la captació de nou alumnat, sinó també per fidelitzar i retenir l’alumnat actual al llarg de tota la seva etapa educativa.

Explica’ns a xarxes socials com ho feu en el vostre centre: Facebook, Twitter, Instagram i Youtube.

Recorda que amb Additio App, pots realitzar una avaluació competencial que posi l’alumnat al centre de l’aprenentatge, mantenint-lo informat sobre la seva evolució i ajudant-lo a detectar àrees de millora i punts forts.

Més de 150 funcionalitats t’acompanyen per millorar la teva docència i l’aprenentatge de l’alumnat. Pots provar l’eina de forma gratuïta amb el pla Additio Starter, amb el qual tindràs accés a la major part de funcionalitats, i comprovar que la plataforma s’ajusta realment a les teves necessitats.

Ens veiem!