Le moment arrive d’organiser une sortie scolaire, mais les circulaires d’information n’arrivent jamais à la maison, et suivre qui a payé et qui ne l’a pas fait devient un vrai casse-tête. Cela vous parle ? À nous aussi. C’est pourquoi nous souhaitons vous donner quelques conseils pour gérer les sorties scolaires et les notifications de manière simple — sans chaos !

Souhaitez-vous numériser tous types de formulaires ainsi que la signature des autorisations ? Notre équipe de conseil vous montrera à quel point cela peut être simple avec Additio App.

Si vous souhaitez améliorer la gestion scolaire, jetez un œil à notre article sur les surveillances scolaires, ou à notre article sur la gestion des centres de loisirs d’été. Vous y trouverez des conseils pour consacrer de moins en moins de temps aux tâches administratives, et davantage de temps à l’enseignement.

Ceci dit, entrons dans le vif du sujet !

Les défis de la gestion des sorties scolaires et autres notifications

Comment les sorties et les notifications sont-elles gérées dans votre établissement ? Vous le faites probablement de manière manuelle, sur papier, ou avec des outils numériques déconnectés qui ne permettent pas de suivre l’état d’avancement en temps réel. Tout cela entraîne plusieurs défis et difficultés qu’il vaut la peine de prendre en compte :

• Des circulaires et notifications qui n’arrivent jamais à la maison — ou qui ne reviennent jamais en classe. Lorsque l’on remet un document papier à des enfants ou des adolescents, il est assez courant qu’il se perde parmi d’autres feuilles ou au fond du sac. Cela ralentit le processus de gestion des sorties scolaires et des notifications.
• La difficulté de savoir qui a payé ou donné son autorisation. La collecte des réponses devient complexe lorsque les documents sont dispersés en plusieurs endroits, au lieu d’être centralisés de manière à rendre l’information facilement accessible.
• La facilité de falsifier des signatures. Les élèves peuvent facilement signer à la place de l’un des parents ou responsables légaux, ce qui complique la transmission des informations essentielles aux familles. Cela est particulièrement important dans des cas comme la participation aux rendez-vous avec les familles, la signature d’incidents, etc.
• La consommation de temps. Gérer manuellement les sorties scolaires et d’autres types de notifications implique un investissement important en temps et la réalisation de tâches répétitives. Cela entraîne, à son tour, l’usure des personnes chargées de ces tâches.

Alors, de quoi a besoin une gestion efficace des sorties scolaires et autres notifications ?

Pour gérer efficacement les sorties scolaires et l’envoi de notifications, voici la clé du succès :

• Numérisation et centralisation de l’information : Afin d’économiser du temps et du papier, il est essentiel de numériser ces processus de communication et de diffusion des informations liées aux sorties ou à d’autres autorisations. Cela permet également de regrouper toutes les informations en un seul endroit, facilement accessible pour les personnes qui en ont besoin (enseignants référents, secrétariat, etc.). Il est aussi important de souligner que les informations seront protégées et sécurisées, contrairement aux documents papier dont on ne connaît pas toujours l’emplacement exact.
• Communication claire avec les familles : Il est essentiel de tenir les familles informées de toute évolution dans la gestion des sorties ou des voyages, et ce, le plus rapidement possible. Cela est également crucial en cas de changements de dernière minute. Par exemple, il est courant de modifier la date d’une sortie en raison de mauvaises conditions météorologiques, ou de demander aux élèves d’apporter un élément précis pour la sortie du lendemain.
• Confirmation ou signature numérique : Avec les circulaires papier, il est facile qu’elles ne soient jamais retournées signées, ou que la signature soit falsifiée. Disposer d’un système de confirmation ou de signature numérique est donc essentiel pour gérer efficacement les sorties scolaires.
• Suivi en temps réel : Vous devez pouvoir disposer d’une vision en temps réel de qui a reçu l’information, qui l’a confirmée, qui doit encore payer, etc. Cela vous fera gagner du temps lors de l’envoi de rappels et vous permettra de vous assurer que tout se déroule comme prévu.

Numérisez la gestion des sorties et gagnez en sérénité

Vous savez désormais ce qu’il faut pour que la gestion des sorties soit simple et sans prise de tête. Mais savez-vous quels outils sont à votre disposition pour y parvenir ?

Grâce au module de formulaires et d’autorisations d’Additio App, votre établissement disposera de tout ce dont il a besoin dans un seul outil :

• Centralisation des données : Chaque formulaire ou autorisation envoyé est enregistré, tout comme les réponses associées. Vous pouvez ainsi regrouper toutes les données dans un seul outil. De plus, l’exportation des données en masse est très simple. Fini les circulaires éparpillées !
• Possibilité de signature numérique : Les familles reçoivent les formulaires instantanément et peuvent les signer numériquement du bout du doigt, sans que leurs enfants aient à rapporter la circulaire en classe.
• Documents joints : Besoin de joindre un document, une image ou tout autre fichier ? Cette fonctionnalité vous permet d’ajouter tous types de documents et de liens.
• Envoi de rappels : Quelqu’un n’a pas encore répondu ? Aucun souci : vous pouvez envoyer un rappel instantanément, uniquement aux personnes qui n’ont pas encore répondu.

En outre, grâce aux fonctionnalités de communication, vous pouvez créer des canaux pour informer les familles de tout ce qui concerne la sortie ou le voyage. Toutes les familles seront informées immédiatement de tout changement de dernière minute !

Si vous souhaitez utiliser les formulaires et autorisations dans votre établissement, demandez une démo gratuite.

Et pas seulement pour les sorties…

Cette fonctionnalité vous sera également utile pour les autorisations de droit à l’image, l’enregistrement des intolérances alimentaires à la cantine, l’information sur des occasions spéciales au sein de l’établissement, et bien plus encore !

À quoi utiliserez-vous les formulaires et autorisations ? Dites-le-nous sur les réseaux sociaux : Facebook, Twitter, Instagram et Youtube.

Souviens-toi qu’avec Additio App, tu peux réaliser une évaluation par compétences qui place l’élève au centre de l’apprentissage, en le tenant informé de ses progrès et en l’aidant à identifier ses points forts et ses axes d’amélioration.

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À très bientôt dans le prochain article !