Travailler pour optimiser le processus d’admission dans un établissement scolaire est essentiel pour garantir sa bonne réputation et son développement. En particulier dans les établissements privés et sous contrat, maintenir un bon nombre d’admissions contribue à la viabilité économique de l’établissement et permet d’attirer le profil d’élèves souhaité en fonction de son projet éducatif. Dans tout ce processus, le rôle du responsable des admissions est crucial.

C’est pourquoi, dans cet article, nous détaillerons les fonctions du responsable des admissions de l’établissement, ainsi que les défis qu’il doit relever au quotidien et les stratégies qui lui permettent de réussir dans ses missions.

Si vous êtes intéressé par tout ce qui touche à la croissance d’une école et à l’attraction de nouveaux élèves, nous vous recommandons également de jeter un œil à cet article sur le cycle de vie des élèves potentiels et comment l’optimiser.

Qui est le responsable des admissions et quelles sont ses fonctions ?

Comme vous pouvez vous en douter, le responsable des admissions d’un établissement scolaire est la personne qui gère tout le processus de captation et d’inscription de nouveaux élèves. Il s’agit d’un rôle polyvalent, nécessitant des compétences solides tant dans l’administration que dans la communication au sein de l’établissement.

L’objectif principal du responsable des admissions est d’attirer des élèves et des familles intéressés par l’inscription, en les accompagnant dans le processus décisionnel et en facilitant leur inscription.

Les principales fonctions du responsable des admissions incluent :

• Supervision et organisation du processus d’inscription : de l’envoi d’informations aux familles à la formalisation des inscriptions, en passant par les entretiens et les tests d’entrée.
• Lien entre l’établissement et les familles : le responsable des admissions construit et entretient la relation avec les familles, répondant à leurs questions et les accompagnant tout au long du processus.
• Attraction de nouveaux élèves : il participe également aux campagnes visant à attirer de nouveaux élèves, telles que les journées portes ouvertes, la conception de brochures ou encore la participation à des événements éducatifs.
• Tâches administratives : cela inclut l’introduction d’informations dans le CRM, la mise à jour des registres et la gestion des inscriptions.

Défis courants auxquels font face les responsables des admissions

Dans l’exercice de leurs fonctions, les responsables des admissions doivent surmonter une série de défis qui orientent leurs décisions et leurs objectifs professionnels. Parmi eux :

• Forte offre et concurrence entre établissements scolaires : cela oblige les responsables des admissions à mettre en avant la proposition de valeur de leur établissement face à d’autres.
• Gestion des attentes des élèves et de leurs familles : ils doivent répondre à toutes les questions, incompréhensions ou attentes élevées que les familles peuvent avoir concernant l’établissement, son offre éducative et ses processus internes.
• Adaptation aux outils numériques : les outils numériques, de plus en plus présents, permettent d’automatiser et d’améliorer les processus d’admission et d’inscription. Une formation et une adaptation à ces outils sont donc nécessaires.
• Fidélisation des élèves actuels : il est également crucial de fidéliser les élèves actuels, en particulier lors des transitions entre cycles ou étapes éducatives. Il est essentiel de mettre en avant la proposition de valeur de l’établissement et de renforcer le sentiment d’appartenance.

Stratégies pour améliorer la gestion des admissions

Le responsable des admissions peut adopter plusieurs stratégies pour améliorer la gestion des admissions et faciliter ses tâches :

• Numériser le processus d’admission : utiliser des outils CRM pour centraliser les informations sur les élèves potentiels et suivre leur progression en temps réel. Avec l’outil CRM d’Additio App, vous pouvez personnaliser chaque étape et organiser les tâches à effectuer de manière intuitive.

• Organiser des événements : tels que des journées portes ouvertes ou des séances d’orientation éducative, qui mettent en lumière la proposition de valeur de l’établissement.

• Faciliter les inscriptions : simplifier le processus d’inscription est essentiel pour améliorer l’expérience des familles. Par exemple, le module d’inscription d’Additio App permet de gérer efficacement les demandes d’inscription.

• Communiquer la proposition de valeur de l’établissement : grâce à des outils de marketing par email, il est possible de partager des informations sur l’offre éducative et le processus d’inscription.

• Analyser les données : en étudiant les données des processus d’inscription passés, on peut identifier des tendances et optimiser l’attraction de nouveaux élèves.

• Créer des contenus attrayants : vidéos promotionnelles, articles de blog, etc., pour capter l’attention des familles et des élèves.

Conclusion

Le responsable des admissions joue un rôle central dans la réussite de la captation de nouveaux élèves, mais aussi dans la fidélisation des élèves actuels. En appliquant diverses stratégies, il contribue à consolider la réputation de l’établissement et à attirer des élèves engagés.

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