Les registres de fréquentation scolaire ont longtemps été (et continuent d’être) l’un des axes du système éducatif, en raison des nombreux avantages qu’il apporte, tant aux étudiants qu’aux membres de la communauté éducative.

Avoir un bon système de registre d’assiduité scolaire permet de suivre de manière optimale le progrès académique des élèves, puisqu’il devient un indicateur précoce des tendances en matière d’absentéisme. Cela aide à prendre des décisions et mettre en place des actions pour réduire l’absentéisme scolaire et améliorer la régularité de la fréquentation. De plus, le registre de présence permet de promouvoir la responsabilité et les bonnes habitudes chez les élèves, ayant un impact positif sur leur réussite scolaire et personnelle.

Cependant, on peut se poser la question suivante : comment gérer la fréquentation scolaire dans l’environnement technologique et éducatif actuel ?  Il s’agit d’un environnement en constante évolution, caractérisé par des technologies visant à faciliter de plus en plus les tâches administratives des établissements scolaires. Continuez la lecture de ce post si vous voulez découvrir la réponse à cette question (et à quelques autres) !

À quels défis la gestion traditionnelle de la fréquentation scolaire est-elle confrontée ?

Traditionnellement, la gestion de la présence scolaire s’effectue manuellement et de manière conventionnelle, en utilisant des méthodes et des systèmes non automatisés. Cette gestion traditionnelle de la présence scolaire fait face à des défis qui soulignent la nécessité de passer à un système plus automatisé et exploitant les nouvelles technologies.

Et quels sont ces défis auxquels est confrontée la gestion traditionnelle de la présence scolaire ? Nous les détaillons ci-dessous :

• Suivi manuel, plus sujet aux erreurs : Dans la méthode traditionnelle, le suivi de la présence est effectué manuellement en utilisant des listes papier dans lesquelles la présence ou de l’absence des élèves est marquée. En procédant ainsi, nous sommes plus susceptibles de commettre des erreurs lors de la saisie des données.
• Temps à y consacrer : L’enregistrement manuel de la présence en classe prend beaucoup de temps, car il s’agit d’une tâche non automatisée, et il est également très chronophage d’extraire des données globales d’évaluation de la présence, que ce soit par élève ou par groupe.
• Manque de communication et de notification immédiate : Les informations sur le retard ou l’absence des élèves dans le système d’appel traditionnel ne parviennent pas automatiquement aux familles. L’aide du secrétariat ou autre personnel concerné est nécessaire pour appeler les familles ou leur écrire. Cela prend également du temps et des ressources et constitue un frein à la réduction de l’absentéisme scolaire, car cela ralentit le processus de communication entre les établissements et les familles.
• Problèmes de confidentialité et de sécurité des données : Lors de l’enregistrement manuel de la fréquentation scolaire sur papier ou sur des systèmes non sécurisés, les données sont plus susceptibles d’être exposées ou perdues.
• Manque de données précises et d’analyse des données : Un autre défi auquel les établissements sont confrontés est le manque d’informations en temps réel sur les données saisies, ce qui permet d’identifier de manière précoce les tendances concernant l’absentéisme scolaire et de prendre des décisions basées sur les résultats, pour réduire l’absentéisme.

Avantages de mettre en place des outils numériques pour la gestion de la présence scolaire

Après avoir examiné les défis auxquels sont confrontées les méthodes traditionnelles d’appel et de registre de présences, il est évident qu’il est nécessaire de trouver d’autres moyens de gérer la présence scolaire, capables de relever ces défis. C’est là que les outils numériques entrent en jeu, et nous vous expliquons ci-dessous les avantages de mettre en place des outils numériques pour cette gestion :

• Automatisation : L’utilisation d’outils numériques pour la gestion de la présence scolaire permet d’automatiser un processus qui était auparavant manuel, accélérant ainsi le processus et gagnant en efficacité et en économie de temps.
• Réduction des erreurs et précision : Un autre avantage est la précision lors de la saisie des données, contribuant ainsi à la réduction des erreurs liées à l’enregistrement manuel.
• Efficacité administrative : Grâce à l’utilisation d’outils numériques, l’efficacité administrative est améliorée, car moins de soutien de la part du secrétariat ou de la conciergerie est nécessaire pour informer les familles des absences et retards de leurs enfants.
• Amélioration de la communication et des notifications : Grâce à l’utilisation d’outils numériques de gestion des présences, des notifications automatiques peuvent être configurées pour informer les familles des absences et retards, permettant un flux d’informations direct et constant, en temps réel, favorisant une réaction rapide en cas d’absentéisme scolaire.
• Analyse de données en temps réel et visualisation de rapports : L’enregistrement numérique de la présence scolaire permet des analyses automatiques des données, en temps réel, que ce soit au niveau individuel ou groupal. Des rapports automatiques peuvent également être générés et visualisés, permettant un suivi plus efficace de la présence et des absences des élèves, facilitant l’intervention rapide en cas de besoin.

Des outils numériques pour gérer l’assuidité scolaire

Nous présentons ci-dessous deux outils numériques qui vous aideront énormément dans la gestion de la fréquentation scolaire, car ils ont été développés en tenant compte des besoins des enseignants, des établissements d’enseignement et centres de formations, et des familles, en matière d’enregistrement et de communication des présences.

1. Additio App

Additio App est une plateforme de gestion scolaire, d’évaluation formative et de communication présente dans plus de 70 pays, avec plus de 500 000 enseignants et plus de 3 000 établissements d’enseignement qui font confiance à ses solutions. En termes de gestion des présences, la plateforme vous permet de faire l’appel de manière numérique et automatique et de gérer tout ce qui concerne la fréquentation.

Voici ce qu’elle vous propose :

• Enregistrement automatique et rapide des présences : En un seul clic, vous pouvez relever la présence de tous les élèves de votre classe et modifier uniquement celle des élèves absents ou en retard.
• Ajout de commentaires : Si vous avez besoin d’ajouter un commentaire en lien avec la présence ou l’absence d’un élève, vous pouvez le faire facilement, et les familles le recevront également.

• Notification automatique aux familles : Fini la perte de temps avec des appels et des e-mails qui n’arrivent jamais. Maintenant, avec l’application Additio App, les familles peuvent recevoir des notifications lorsque leurs enfants sont absents ou en retard. Ainsi, elles restent informées de la progression et de l’évolution de leurs enfants.
• Permet aux familles de justifier les absences : Si les familles ont besoin de joindre des justificatifs ou de justifier une absence ou un retard, cela peut être fait facilement avec l’application d’Additio App.

• Génération de rapports visuels : Grâce aux informations enregistrées sur les présences et absences dans l’établissement, vous pouvez créer et visualiser des rapports entièrement personnalisables selon vos préférences, aussi bien pour chaque élève que pour l’ensemble du groupe, afin de détecter les tendances d’absentéisme et de prendre des mesures préventives. De plus, vous pouvez envoyer ces rapports aux familles pour les tenir informées et assurer le suivi de la présence de leurs enfants.

• Personnalisation des registres pour les présences : Additio App permet une personnalisation totale des types de présences, en pouvant changer les icônes, titres, ajouter des nouveaux registres… pour tout type de situation que vous souhaitez enregistrer. De plus, vous pouvez choisir les types de registres à communiquer aux familles (notifications) pour les tenir informées.

2. Edusign

Edusign est une plateforme qui permet de diviser par 5 le temps consacré à la gestion de l’assiduité au sein des organismes de formation. Toutes les données sont centralisées et sécurisées à un seul endroit, ce qui permet d’alléger les tâches administratives et facilite l’expérience de vos apprenants. Aujourd’hui, plus de 2 500 organismes de formation font confiance à Edusign pour révolutionner leurs formations !

• Faites émarger vos apprenants en présentiel ou à distance : peu importe le contexte de formation, enregistrez simplement la présence de vos élèves.
• La signature qui vous convient ! Vous pouvez choisir votre méthode de signature préférée, que ce soit avec un code QR, un lien, un e-mail, ou une plaquette NFC. Toutes les options sont rapides, sécurisées et évitent la fraude, car elles sont constamment mises à jour pour garantir leur fiabilité.
• Créez du lien avec vos apprenants : analysez vos statistiques, créez des rapports par apprenant, par formation ou par groupe pour contrôler au mieux l’assiduité. Personnalisez vos alertes et les communications avec les apprenants. 
• Les absences justifiées sans prise de tête ! Vos apprenants déposent leurs justifications d’absence directement sur la plateforme, les intervenants et administrateurs peuvent ensuite les consulter simplement.

Optez pour des outils numériques et améliorez l’enregistrement de la présence scolaire dans votre établissement

Les outils que nous avons présentés dans les sections précédentes vous aideront considérablement à améliorer l’enregistrement de la présence dans votre établissement, en réduisant les erreurs, automatisant les processus et en améliorant la communication avec les familles et les élèves. Si vous décidez de les essayer, vous ne le regretterez certainement pas 😉